Organismes de Formation : Comment optimiser votre gestion du temps et votre organisation ?

En tant qu’organisme de formation, vous savez à quel point le poids des démarches administratives peut freiner votre productivité et rendre l’organisation des sessions de formation plus délicate. 

Le simple renouvellement de votre certification Qualiopi, valable seulement 3 ans, relèverait presque du parcours du combattant ! Pour autant, il est possible d’optimiser votre gestion du temps et votre organisation du travail.

Centres Greta ou Afpa, Instituts de formation, académies, ne laissez plus votre organisation souffrir de l’administratif !  

Être un organisme de formation : une mission délicate au regard des nombreuses démarches administratives !

Les 85 000 organismes de formation implantés en France font tous face à la même problématique : la montagne de démarches administratives particulièrement chronophages qu’ils doivent traiter au quotidien.

Bien que la digitalisation ait accéléré les échanges entre les différents intermédiaires, il n’en demeure pas moins que la charge de travail incommode quotidiennement les organismes de formations et les empêche de focuser sur ce qu’ils savent faire le mieux : le développement de formations, en faveur de l’acquisition de compétences.

Vous allez voir que ces démarches immiscées dans la vie des OF, ou la vôtre si vous êtes directement concerné 😉, peuvent s’avérer plus contraignantes que prévu.

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Qu'est ce qu'un organisme de formation continue ?

Un organisme de formation continue organise des actions de formations de durée variable pour permettre à des personnes ayant déjà un pied dans la vie active. La plupart du temps, ces formations permettent :

● de monter en compétences. Les savoir-faire obtenus profitent ainsi aux entreprises qui emploient les salariés formés.

● de se reconvertir dans un domaine de prédilection grâce à l’acquisition de nouvelles compétences, ce qui permet d’opérer un virage un 90° pour les profils désirant expérimenter d’autres activités.

La formation continue ne doit pas être confondue avec la formation initiale, qui désigne le cursus scolaire de base suivi par tout individu.

1.  La déclaration d’activité

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Dès le début de la création de son organisme de formation, les démarches commencent… La déclaration de votre activité auprès de la DREETS doit s’effectuer dans les 3 mois suivant son lancement.

Son rôle

La déclaration d’activité permet de :

●  devenir un OF reconnu,

●  être visible sur la liste officielle des OF,

●  demander l’exonération de la TVA.

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Quelle procédure ?

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Vous pouvez accéder à la déclaration en ligne en cliquant sur lien qui vous renverra sur le site officiel de l’Etat. Les déclarations papiers existent cependant encore et vous pouvez si vous le désirez télécharger ce formulaire pour déclarer votre activité.

Pour vous déclarer, il vous faudra fournir un dossier plutôt important comprenant les pièces suivantes :

●   le bulletin de déclaration à remplir via ce formulaire,

●   un extrait K-BIS,

●   un extrait de casier judiciaire vierge,

●   la liste de tous les formateurs, ainsi que leur CV,

●   le programme de votre 1ère session de formation,

Attention : cette liste n'est pas exhaustive, renseignez-vous bien avant d'envoyer votre dossier.

Ne commettez pas non plus d’amalgame ! La déclaration ne signifie en aucun cas que vous serez certifié.

2.  Le bilan pédagogique et financier(BPF)

Probablement l’une des démarches les plus importantes… En cas d’omission, adieu à votre statut ! La démarche est obligatoire. Elle intervient dès lors que l’exercice comptable est clôturé. Si vous avez oublié de déclarer votre BPF à temps, vous devrez de nouveau procéder à la déclaration de votre activité pour pouvoir dispenser des sessions de formation.

3.  L’exonération de la TVA

Si les organisations de droit public n’ont aucune démarche à effectuer pour l’exonération de la TVA, c’est loin d’être le cas ceux du privé… Qui doivent donc s’acquitter de cette tâche.

Pour être exonéré de la TVA, il convient de remplir ce formulaire CERFA en ligne.

Attention, vous devez impérativement :

➔  Être en possession de votre numéro de déclaration d’activité.

➔  Avoir soumis en ligne votre bilan pédagogique et Financier.

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4.  Le renouvellement de la certification Qualiopi

Depuis le 1er janvier2022, le référentiel Qualiopi remplace Datadock. La certification exige des fonds plus importants et un audit complet de sa structure par un cabinet spécialisé (Afnor, Alticert, Atalia, Atecq, …) pour être décernée.

Pour le renouvellement de la certification, la demande d’un audit de renouvellement doit intervenir dans un délai de 3 ans maximum suivant le premier audit. En cas de non-conformité avérée, la demande de renouvellement Qualiopi sera évidemment rejetée. 

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Les autres démarches obligatoires des organismes de formation

Durant vos sessions de formations, d’autres démarches obligatoires seront obligatoirement à prévoir.  Elles peuvent rapidement alourdir vos temps de préparation. C’est notamment le cas :

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●    des feuilles d’émargement,

●    de l’attestation de formation,

●    des questionnaires d’évaluation,

●    etc.

Pour en savoir plus ces documents administratifs et leur gestion, nous vous invitons à lire notre article :

“15 documents administratifs sur lesquels compter pour animer une action de formation”

Comment optimiser votre gestion du temps et des priorités au travail ?

Il existe un moyen simple d’optimiser votre gestion du temps et votre organisation du travail.

Ce moyen porte un nom : l’outsourcing.

Qu’est-ce que l’outsourcing ou externalisation administrative ?

L’outsourcing est le fait de confier certaines missions de faible valeur ajoutée à un collaborateur externe (le plus souvent freelance) afin de mieux focuser sur son cœur d’activité. Dans le cas des OF :il s’agit bien sûr du développement de formations et de la recherche de profils intéressés.

L’outsourcing permet de gagner du temps et de profiter de l’expertise d’un assistant seulement encas de besoin, ce qui, à l'inverse des campagnes de recrutement traditionnelles donnant lieu à des contrats à durée indéterminée, permet de réduire drastiquement les coûts.

Quelles tâches peuvent être traitées au moyen de l’outsourcing ?

A priori, toutes celles évoquées plus haut ! 🙂 Comme :

• la préparation des actions de formation (édition des feuilles d’émargement, création des questionnaires de satisfaction, envoi ou remise des attestations de suivi de formation),
• le suivi des sessions,
• la facturation des sessions de formation et le dépôt des factures sur les plateformes des clients et OPCO,      
• les demandes d’exonération de la TVA,
• les transmissions des bilans pédagogiques et financiers,      
• etc.

Qui sont les assistants freelance missionnés pour optimiser votre gestion du temps et les différentes priorités ?

Qu’ils soient secrétaires administratifs indépendants, secrétaires comptables ou assistants de communication, les assistants freelance permettent aux entreprises et aux centres de formation d’optimiser leur gestion du temps et leur organisation du travail à accomplir.

Ces collaborateurs habitués à traiter massivement des tâches administratives chronophages sont souvent d’anciens assistants salariés aspirant aujourd’hui à plus de flexibilité.

La relation qu’ils entretiennent avec les organismes qu’ils accompagnent est souvent plus étroite que lors d’une relation employeur-salarié, et permet donc une communication rapide et une réorganisation des process plus efficace.

Où trouver une bonne assistante pour optimiser la gestion du temps et les priorités au sein de votre OF ?

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Pour faire appel à un assistant freelance, expert en gestion administrative aussi bien en PME - TPE qu’en centres de formation, il est possible de contacter un réseau d’assistance administrative, tel que le nôtre. En moins de 48 heures, vous êtes rappelé par un conseiller et vos besoins sont étudiés, non pas à la louche, mais à la loupe ! 🔍

La prestation peut se dérouler sur site ou à distance, en fonction de vos préférences.

Pour consulter nos tarifs, rendez-vous sur cette page de notre site.

En résumé

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Les organismes de formation sont soumis à de nombreuses démarches administratives. Si vous êtes concerné, vous pouvez optimiser votre gestion du temps et votre organisation du travail en confiant les tâches à faible valeur ajoutée à un assistant freelance, capable de les traiter à votre place.

→ Contactez un conseiller sans plus attendre !

-> Découvrez le témoignage vidéo bonus de Vincent Soulier, CEO de Personnalité, qui a choisi 3h18 pour les accompagner dans la digitalisation de leur organisme de formation.

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