Nos meilleurs conseils pour déménager votre entreprise sereinement !

Un environnement professionnel de mauvaise qualité ou trop petit peut nuire à la santé et au moral de vos salariés. Et donc à leur efficacité ! 

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Si vous subissez une baisse de productivité à cause de locaux vétustes ou inaptes à accueillir l’ensemble de vos ressources, c’est qu’il est temps de vous implanter ailleurs… Voici nos conseils pour déménager votre entreprise en toute sérénité. 

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Pourquoi décider de déménager son entreprise ?

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Les raisons qui poussent à vouloir déménager une entreprise sont en réalité multiples !

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Il se peut que votre entreprise compte désormais de nouveaux membres et que les locaux soient devenus trop petits pour accueillir vos équipes dans les meilleures conditions. Il est aussi possible que vous souffriez des conditions dégradées que présentent les infrastructures actuelles : 

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• Connexion Wi-Fi dégradée, 

• température trop élevée en été, 

• absence de système de climatisation, 

• chauffages trop énergivores l’hiver,

• mauvaise isolation thermique et sonore, 

• locaux qui ne respectent pas les normes en matière de sécurité,

• absence d’ascenseur, 

• etc.

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Quelle que soit la situation dans laquelle vous vous trouvez, déménager est parfois l’unique solution à vos problèmes.

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À quoi faut-il penser lorsqu’on déménage son entreprise ?

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Lorsqu’une entreprise projete de déménager, de nombreux éléments sont pris en compte.

Les différentes formalités administratives 

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Un déménagement représente en effet une multitude de choses à penser ! Presque autant que dans le cadre d’une création d’entreprise… C’est pour dire. 

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À commencer par le basique : 

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• Le transfert du siège social,

• Le changement d’adresse auprès des différents partenaires, y compris les assurances, l'opérateur téléphonique, le fournisseur d’énergie, la banque, etc.

• L’organisation d’un plan de communication (envoi de flyers, mails, appels téléphoniques) pour alerter sur la future domiciliation

• Le transfert des lignes téléphoniques, internet et d’énergie vers la nouvelle adresse

• La modification de votre extrait K-bis ; le document officiel attestant de l'existence légale de l'entreprise

• La mise à jour des documents commerciaux et des signatures figurant sur les cartes de visite ou les e-mails de chaque collaborateur pour refléter le changement d'adresse

• L’actualisation des clauses des statuts de l'entreprise

• La mise à jour des conditions générales de vente sur le site internet de l'entreprise

• La déclaration de modification (Cerfa n° 11682)

• La publication d’une annonce de transfert de siège social dans un journal d'annonces légales (JAL)

• La redirection du courrier auprès de La Poste

• La déclaration 1447-C avant le 31 décembre de l’année en cours pour prévenir l'administration fiscale

• La demande de nouvelles vignettes pour les certificats d’immatriculation de votre flotte automobile (si vous en possédez une) avec les nouvelles adresses depuis le portail de l'État, onglet professionnel

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Définissez le rétro planning des tâches à mener et déterminez quelle période est la plus propice pour programmer votre déménagement d’entreprise. L’arbitrage doit se faire au regard de vos habitudes, des missions en cours et du flux d’activité. 

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L’adaptation des équipes

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Il est essentiel de prendre en compte l'adaptation nécessaire pour vos équipes lors du déménagement de votre entreprise. Parmi les points essentiels à considérer, on observe : 

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• L’accessibilité aux nouveaux locaux d’entreprise

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Pensez au transport, au stationnement et à l'accès pour les personnes à mobilité réduite (PMR), conformément à la réglementation en vigueur. Vous pouvez utiliser des outils en ligne gratuits qui permettent de calculer les trajets des employés depuis leur domicile vers le nouveau lieu de travail. Cela vous aidera à évaluer la difficulté de déplacement pour chacun.

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• L’installation et l’aménagement des nouveaux bureaux 

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Le processus d'installation et d'aménagement des nouveaux bureaux peut être source de stress. Vous devez décider si vous souhaitez faire appel à une entreprise extérieure spécialisée ou si vous préférez gérer cette tâche en interne. Il est important de prendre en compte le temps perdu et la rentabilité pendant cette période d'adaptation et d'emménagement. 

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NOTEZ BIEN : Les petites entreprises ont souvent tendance à vouloir internaliser les tâches et événements par manque de moyens. 💰 La balance bénéfice-risque dépend de la santé financière de votre entreprise et du prestataire que vous allez choisir. 

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→ Pour faciliter cette transition, vous pouvez faire appel à un Responsable des Ressources Humaines qui gérera les aspects réglementaires et assurera la communication avec vos équipes. L’objectif étant que tout rentre dans l’ordre au plus vite pour garantir le retour d’une productivité optimale ! 

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Le RRH renégocie les clauses des contrats de travail avec vos employés et effectue toutes les modifications nécessaires. Il peut aussi présenter le projet de déménagement au CSE. 

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• Assurer la continuité de service

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Pour assurer la continuité du service, sachez que ces tâches peuvent être confiées à un assistant freelance, travaillant à distance depuis son domicile, durant toute la durée de votre déménagement d’entreprise : 

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• gestion du back-office, 

• facturation, 

• administration des ventes, 

• recouvrement, 

• gestion de la paie 
• …

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→ Retrouvez ici l’ensemble de nos services.

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La mise en place d'une task force, avec des échéances et des livrables clairement définis, aidera à organiser et structurer le processus d'adaptation. Un assistant administratif ayant une connaissance approfondie de l'entreprise peut alimenter votre outil de suivi et servir d'interface avec les équipes, ½ journée par semaine ou plus si besoin.

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La gestion du matériel tangible (meubles, archives papiers…)

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Avant de jeter votre dévolu sur vos futurs locaux d’entreprise, assurez-vous que ceux-ci soient suffisamment spacieux pour accueillir tout le matériel, y compris les meubles, les fournitures et les équipements informatiques. 

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Si ce n'est pas le cas, envisagez de faire du tri ! 

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Pour éviter les pertes ou les destructions de documents, il est recommandé de dématérialiser vos dossiers. L’accumulation des archives au format papier représente un risque en cas de déménagement, en particulier dans les petites entreprises où la digitalisation est encore peu développée. 

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Envisagez la numérisation et l'archivage électronique de vos documents dès que possible. De plus, si le déménagement est internalisé, vous aurez moins de cartons à porter ! 

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Concernant les données sensibles et confidentielles, vous pouvez utiliser des coffres-forts électroniques. Cela garantira la protection des informations personnelles concernant vos clients et employés tout en facilitant leur accès lorsque cela s’avérera nécessaire.

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Quelle aide en cas de déménagement de votre entreprise ?

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Externaliser l’organisation de la mission auprès d’un freelance

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• L’appel à un assistant freelance pour traiter l’ensemble des formalités administratives

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Les formalités administratives sont chronophages et nécessitent une certaine rigueur. Pour vous aider à gagner du temps, vous pouvez faire appel à un office manager freelance quelques heures par semaine ou par mois de manière à optimiser votre organisation avant, pendant et après votre déménagement. 

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Une assistance administrative externalisée s’avère plus rentable et bien moins coûteux que la mobilisation des équipes internes, qui n’auront pas le temps de s’occuper de votre déménagement et risqueraient d’être détournés du cœur de leur mission. Vous pouvez ainsi constituer une task force qui prendra en charge toute la gestion imputable à votre déménagement d’entreprise. 

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• Identifier le matériel inutile avec l’aide de votre assistant freelance

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Vous pouvez aussi demander à votre nouvel assistant d’identifier le matériel qui nécessite d’être remplacé ou qui n’est plus utile. Un déménagement d’entreprise est en effet l’occasion rêvée de faire du tri et se débarrasser d’appareils électroniques hors d’usage (vieux claviers, ordinateurs trop lents, cafetière cassée, …) Demandez à une entreprise de recyclage d’auditer votre matériel ; certains appareils, considérés comme hors service, sont parfois susceptibles d’être réparés et réemployés !  

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Faire appel à une société de déménagement

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Pour assurer le bon déroulement physique de votre déménagement, il est judicieux de faire appel à une société spécialisée dans les déménagements d'entreprises. Confiez cette nouvelle tâche à votre assistant freelance et demandez-lui de comparer pour être certain de bénéficier du meilleur rapport qualité prix du marché ! 

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Ces professionnels disposent de l'expertise nécessaire pour gérer efficacement toutes les étapes du processus de déménagement.

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• Un représentant de la société effectuera une première visite sur place afin d'évaluer le volume des biens à déménager et déterminer les ressources nécessaires pour y parvenir.

• L'équipe de déménageurs se chargera ensuite de l'emballage sécurisé de vos biens à votre place, en utilisant des techniques adaptées pour protéger les objets fragiles.

• Elle mettra à votre disposition des véhicules adaptés pour le transport.

• Les déménageurs prendront en charge le démontage et le remontage de vos meubles et équipements, en veillant à leur intégrité pendant toute la durée du déménagement !

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Attention : pensez bien à vérifier que la société propose une assurance couvrant les éventuels dommages pendant le transport.

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En résumé

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1. Déménager son entreprise peut s’avérer complexe et stressant. Cela s’avère pourtant nécessaire en cas de locaux inadéquats, de conditions de travail dégradées ou d'une expansion de l'entreprise. 
2. Les formalités administratives, la communication aux équipes et la gestion du matériel à déménager sont des points phrases sur lesquels il est important de ne pas transiger. 

Faire appel à un assistant freelance pour organiser le déménagement de l’entreprise peut s’avérer bénéfique et vous permettre de gagner un temps précieux. Ce collaborateur externalisé vous aidera dans l'évaluation de l'espace nécessaire, la planification des tâches à réaliser, la dématérialisation de vos dossiers et l'engagement d'une société de déménagement professionnelle.