Comment optimiser la gestion de l’affichage interne au sein de son entreprise ?

De l’optimisation de son organisation à la sensibilisation sur des sujets tels que la sécurité au travail, en passant par la mise en avant des succès et des événements internes, l’affichage interne joue un rôle multiple et stratégique. 

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En effet, cette pratique, bien que relevant parfois d'obligations légales, va au-delà de la simple conformité, constituant un levier pour fédérer les équipes et promouvoir une culture d'entreprise dynamique. 

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Le rôle de l’affichage interne d’entreprise

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L'affichage interne d’une entreprise contribue avant tout à son bon fonctionnement. 

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Communiquer des informations importantes à l'ensemble du personnel, comme : 

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• les annonces de réunion, 

• les informations sur les sessions de formation, 

• les changements de politique, 

• les nouvelles de l'entreprise, 

• etc. 

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est une mission généralement occupée par la pôle RH de l’entreprise. 

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Un chargé de communication peut traiter vos tâches d’affichage et veiller à ce que les documents affichés soient conformes, actuels et judicieusement exposés pour permettre à l’ensemble des salariés d'en prendre connaissance. 

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Sensibiliser sur les sujets comme la sécurité ou les discriminations

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L’affichage joue un rôle important dans la sensibilisation à divers sujets tels que : 

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• la sécurité au travail, 

• la diversité et l'inclusion, 

• ou les initiatives de développement durable (numérisation de documents papiers, mise en place d’un composteur, partenariats avec des marques engagées pour la fourniture d’Équipements de Protection Individuels, etc)

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L’affichage des progrès de l’entreprise réalisés sur ces différents sujets permet de garder les équipes alignées et motivées.

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Fluidifier l’organisation

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L'affichage peut servir à rappeler les valeurs, la mission et la vision de votre entreprise. 

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Afficher les plannings et les horaires spécifiques à retenir optimisent vos chances d’obtenir une organisation fluide et de tenir les délais. Par exemple : 

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• le passage en heures de nuit pour les équipes logistiques, 

• les heures de réunion collective et prises de paroles, 

• les fermetures temporaires d’une unité, 

• les deadlines de projet 

• …

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NB : 

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Ce type d’information doit être communiqué à l’échelle individuelle et ne pas dépendre uniquement de l’affichage à destination du collectif.

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Fédérer les équipes

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Il est possible de mettre en avant les réussites des employés, les contributions sur un projet ou encore les promotions. L’entreprise devra veiller à être juste et impartiale pour encourager une culture de reconnaissance et non un climat tendu sous fond de jalousie.

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Quelles sont les obligations légales liées à l’affichage interne de son entreprise ? 

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Les entreprises ont toutes des obligations légales en matière d'affichage interne pour garantir la diffusion d'informations essentielles à tous les salariés. Ces informations doivent être placées dans des endroits facilement accessibles, bien que ce point ne soit pas clairement établi comme étant une injonction légale.

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Pour les entreprises comptant jusqu'à 10 salariés :

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Les affichages doivent inclure :

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• Les coordonnées importantes (médecin du travail, inspecteur du travail, services d’urgence, service d’accueil téléphonique pour la prévention et la lutte contre les discriminations),

• Le titre de la convention collective ou de l'accord collectif applicable,

• Les horaires de travail et les périodes de repos hebdomadaire,

• Les mesures de prévention des risques professionnels (DUERP),

• L’interdiction de fumer et de vapoter,

• Les consignes de sécurité : signalisation des zones dangereuses, procédures en cas d'urgence (plans d'évacuation, contacts d'urgence, etc.), 

• Les dispositions légales concernant l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes, la lutte contre les discriminations et le harcèlement moral et sexuel,

• Les panneaux syndicaux,

• Les informations sur le travail temporaire.

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Pour les entreprises comprenant entre 11 et 49 salariés :

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Il convient d’afficher :

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• Les informations sur les élections des représentants du personnel,

• Les informations concernant le Comité Social et Économique (CSE).

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Dans les entreprises de 50 salariés et plus : 

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Il est nécessaire d’ajouter :

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• Le règlement intérieur,

• L’accord de participation.

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Risques de redressement URSSAF, qu’est-ce que ça comprend ? 

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Non-déclaration des salariés : Ne pas déclarer tous les salariés ou sous-déclarer leur rémunération peut conduire à un redressement.

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Mauvaise classification des travailleurs : Erreur dans la distinction entre salariés et travailleurs indépendants, consultants, stagiaires, etc., entraînant des ajustements de cotisations.

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Non-respect des règles de calcul des cotisations : Erreurs dans le calcul des cotisations sociales (salaire brut, avantages en nature, heures supplémentaires, etc.).

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Délais de paiement non respectés : Retards ou non-paiement des cotisations sociales dans les délais légaux.

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Omissions ou erreurs dans les déclarations sociales : Déclarations incorrectes ou incomplètes des données nécessaires au calcul des cotisations.

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Fraude ou dissimulation intentionnelle : Actions intentionnelles visant à réduire artificiellement les cotisations dues.

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Contrats de travail non conformes : Absence ou non-conformité des contrats de travail, des avenants, ou des accords d'intéressement.

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Pratiques de travail dissimulé : Utilisation de travailleurs non déclarés ou non enregistrés.

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Avantages en nature mal évalués : Erreurs dans l'évaluation ou la déclaration des avantages en nature accordés aux salariés.

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Non-respect des obligations déclaratives et documentaires : Manquements aux obligations de communication de documents ou de justificatifs requis par l'URSSAF.

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Risques et sanctions en cas d’affichage interne manquant ou obsolète au sein de votre entreprise

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En cas d’affichage interne manquant ou d’informations périmées, l’entreprise s’expose à une amende allant de 450 à 10 000 € d’amende. Une somme pouvant atteindre les 30 000 € si l’entreprise récidive. Le dirigeant de l’entreprise encourt aussi jusqu’à 1 an de prison.

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L’affichage interne non obligatoire lié à la vie de son entreprise

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L'affichage relatif à la vie de l'entreprise constitue un élément important dans la diffusion de l’information inhérente aux événements internes. Cet affichage peut prendre différentes formes, telles que des tableaux d'affichage dans les espaces communs, des messages sur les écrans numériques ou même des publications sur les réseaux sociaux. 

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L’objectif d'événements internes est principalement de renforcer le sentiment d'appartenance des employés en mettant en lumière les moments clés de la vie de l'entreprise (annonces de nouveaux clients ou partenaires, célébration d'anniversaires d'entreprise, séminaires, etc.) .

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La mise en avant d’informations sans lien avec un caractère juridique et obligatoire permet de relativiser le temps passé au travail en générant des discussions et du lien social au bureau, le plus souvent autour de la machine à café et durant les temps de pause. 😉

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Comment amplifier la portée de votre affichage interne d’entreprise ? 

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Faire circuler l’information sur plusieurs canaux de communication

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Faire circuler l'information sur plusieurs canaux de communication garantit que les messages atteignent tous les membres de l'entreprise. Les emails restent un moyen traditionnel mais fiable pour les communications formelles. 

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La newsletter est un rendez-vous mensuel ou hebdomadaire ainsi qu’une solution confortable pour compiler diverses informations (événements à venir, projets en cours et à venir, etc.)

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Le site d'entreprise peut servir de hub central pour stocker des informations générales que l’on souhaite consulter ponctuellement (fonctionnement de la mutuelle d'entreprise, procédure pour renouveler un badge perdu, etc). Il est aussi possible d’entretenir un blog en publiant des actualités pertinentes pour vos collaborateurs.

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Parallèlement, et pour cibler les générations plus jeunes, la création de canaux de communication instantanée sur Discord, Reddit ou Slack, permet aux employés d'échanger des idées, de poser des questions et de collaborer en temps réel. 

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Travailler le design de votre affichage interne 

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Un affichage bien conçu permet de non seulement capter l'attention des employés, mais aussi renforcer les messages clés et encourager un environnement de travail positif.

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Pour capter l’attention, utilisez des couleurs vives et contrastées ainsi que des polices lisibles et de grande taille qui assurent que les informations importantes ne passent pas inaperçues. Les images et les graphiques rendront le contenu plus engageant et mémorable.

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Le contenu doit être concis et pertinent. 

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Des messages trop longs ou complexes risquent de ne pas être lus. Il est donc préférable de se concentrer sur les points clés et d’utiliser des puces pour faciliter la lecture rapide. Incorporer des éléments interactifs, comme des QR codes menant à des ressources supplémentaires, pour encourager l’engagement.

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L’affichage interne doit être régulièrement mis à jour pour la conformité mais aussi pour ne pas risquer d’être ignoré par vos équipes et collaborateurs. 

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Pour conclure

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L'affichage interne dans votre entreprise est bien plus qu'une simple obligation légale : c'est un véritable vecteur de communication, de cohésion et de culture d'entreprise. En optimisant sa gestion, vous renforcez la dynamique de votre équipe et favorisez un environnement de travail positif et productif.

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