Comment réussir l’organisation d’un événement d’entreprise facilement ?

Organisation d’événements :  qu’est-ce qu’est ?

Dans le monde de l’entreprise, l'organisation d'événements consiste à planifier, coordonner et mettre en place des événements de toutes sortes, tels que des conférences, des séminaires, des salons professionnels ou encore des Journées Portes Ouvertes.

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L’organisation d’événements implique une grande variété de tâches, allant de la sélection du lieu et de la date à la gestion des fournisseurs, en passant par la promotion de l'événement et la gestion du jour J. 

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Pour quelles raisons une entreprise organise-t-elle des événements ?

Lorsqu'une entreprise organise un événement, elle peut avoir plusieurs objectifs en tête.

Ces objectifs varient en fonction de la nature même de l’événement et du public à qui il s’adresse.

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Prenons l’exemple d’un événement à destination de prospects ou de clients. Organiser un événement peut aider une entreprise à se faire connaître et à renforcer sa présence sur le marché. 

De la même manière, un événement peut être utilisé pour générer des ventes et accroître la visibilité de l'entreprise, comme pour le lancement d’un nouveau produit ou service.

Si un événement permet d’accroître la notoriété et la visibilité d’une entreprise, il lui permet également de générer des leads, c'est-à-dire de lui apporter des contacts potentiels. Cela peut aider à accroître les ventes et développer l'activité de l'entreprise.

L’organisation d’événements peut offrir une occasion pour les entreprises de renforcer leurs relations avec leurs clients existants et de les fidéliser.  Les clients se sentent reconnus par l’entreprise et restent ainsi attachés à la marque ou à l’entreprise.

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Si vous organisez un événement en interne, avec et pour vos collaborateurs, alors les objectifs sont tout autres. 

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Séminaires d'entreprise, team building et fêtes de fin d'année aident par exemple à renforcer la cohésion de l'équipe et à améliorer la communication et la collaboration au sein de l'entreprise.

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En organisant des événements internes, vous renforcez également le sentiment de bien-être de vos collaborateurs, mais aussi d’appartenance à l’entreprise.

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Et comme chacun le sait, un collaborateur heureux est plus efficace ! 👊 L’organisation d’événements peut, en ce sens, s’inscrire dans une démarche de QVCT, Qualité de Vie et de Conditions de Travail.

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Quelles sont les étapes à suivre pour organiser un événement ?

L'organisation d'événements professionnels peut rapidement faire peur face à l’ampleur de la tâche, ou plutôt devrons-nous dire des tâches.

Entre créativité et précision, rien ne doit être laissé au hasard. L’organisation d’événements est un domaine exigeant qui demande une planification méticuleuse, une coordination efficace et une exécution sans faille. 

Qu'il s'agisse d'un séminaire d'entreprise, d'un salon professionnel, d’une incentive, d’une soirée clients, chaque détail compte pour garantir le succès de l'événement.

Définir les objectifs de l'événement

La première étape dans l'organisation d'un événement est de déterminer ses objectifs. Il est essentiel de définir clairement ce que l'on souhaite accomplir, qu'il s'agisse de renforcer la cohésion d'une équipe, de lancer un nouveau produit ou de célébrer une occasion spéciale.

Votre manière d’appréhender un événement dépendra des objectifs fixés : augmenter vos ventes, accroître votre notoriété, améliorer votre image ou encore instaurer un climat de sécurité auprès de vos collaborateurs.

Planification et Budget

Une fois les objectifs définis, la planification peut commencer. Cette étape implique la sélection de la date, du lieu et du format de l'événement. 

Il est également crucial d'établir un budget détaillé, en prenant en compte tous les coûts potentiels, des frais de location à la restauration, en passant par les dépenses techniques et logistiques.

Créativité et anticipation

Le mot d’ordre : créer et imaginer le futur événement.

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• Choisissez le thème, les activités, les menus, les cadeaux… 

• Déterminez la liste des participants. 

• Évaluez les risques, du retard d’un prestataire à une météo pluvieuse dans le cadre d’un événement à l’extérieur.

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Cette étape est l’une des plus importantes. Elle détermine chaque étape de l’événement, avant, pendant et après. Une analyse précise des besoins doit émerger et voir le jour. 

Coordination et Logistique

Aspects cruciaux de l'organisation d'événements, la coordination et la logistique impliquent

la gestion des fournisseurs, la coordination des équipes, la planification du transport et de l'hébergement, et la mise en place d'un plan de secours en cas d'imprévus. 

La mise en place d’un rétroplanning vous aidera à lister point par point chacune des étapes à mener, suivre l’avancement du projet, déterminer les points bloquants pour rapidement trouver des solutions.

Communication et promotion

La réussite d'un événement dépend en grande partie de sa promotion et de la communication réalisées autour. Il est important de définir une stratégie de communication efficace pour attirer les participants et susciter leur intérêt. 

Cela peut inclure : 

• la création d'un site web dédié, 

• l'envoi d'invitations, 

• la promotion sur les réseaux sociaux et/ou la presse. 

Des outils de communication comme des affiches, des flyers ou des brochures peuvent être également créés pour l’occasion.

Gestion le jour J

Le jour de l'événement, la gestion efficace du temps et des ressources est primordiale. Il est important de : 

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• s'assurer que tout se déroule selon le plan prévu, 

• gérer les éventuels imprévus, 

• veiller à ce que les participants soient satisfaits. 

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Pour garantir le succès de l’événement, l’élaboration d’un programme, déterminant qui fait quoi, peut être salvateur et éviter bien des surprises.

Évaluation post-événement

Après l'événement, il est essentiel d'évaluer sa réussite et d'identifier les points à améliorer. Cela peut être fait à travers des enquêtes de satisfaction, des analyses de données et des retours d'expérience.

En suivant ces étapes et en restant flexible et réactif, il est possible de créer des événements mémorables et réussis.

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Qui pour organiser des événements en entreprise ?

L'organisation d'événements est un art qui nécessite des compétences en planification, coordination, communication et gestion. 

L’organisation d’événements, une mission internalisée

En entreprise, l'organisation d'événements est le plus souvent gérée par le service marketing et communication, puisqu’elle agit directement sur l’image de la marque et sa notoriété. 

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En fonction de la taille et de la structure de l’entreprise, cette mission peut être confiée au responsable de la communication ou à une personne chargée de l’événementiel.

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Toutefois, il peut arriver que cette mission soit rattachée à d’autres services, comme le service achats pour la négociation des prix avec les différents prestataires. La direction de la communication n’en sera pas moins sollicitée, a minima pour la création des invitations ou de tout autre support de promotion.

Faire appel à des consultants externes pour organiser vos événements

Il est bien évidemment possible d’externaliser l’organisation de vos événements en faisant appel à des professionnels indépendants spécialisés dans l’event.

Cette option présente deux avantages majeurs :

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• L’organisation d’événements est, pour certaines entreprises, ponctuelle, avec la mise en place d’un ou deux événements par an. Mobiliser une personne à temps plein sur le poste peut ne pas se révéler nécessaire.

• Vous pouvez concentrer vos efforts sur votre cœur de métier pour améliorer votre productivité et accroître le développement de votre entreprise.

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