La gestion du back office fait référence à l'ensemble des activités et des opérations qui sont réalisées en coulisses au sein d'une entreprise pour assurer son bon fonctionnement. Le "back office" se distingue du "front office", qui englobe les activités directement liées à la relation avec les clients et au service client.
Le back office inclut un large éventail de fonctions et de tâches essentielles au soutien des opérations de l'entreprise. Ces fonctions peuvent comprendre la gestion des ressources humaines, la comptabilité, la gestion des stocks, la logistique, la maintenance informatique, la gestion des bases de données, et d'autres processus internes.
La gestion du back office vise généralement à améliorer l'efficacité opérationnelle, à réduire les coûts, à assurer la conformité réglementaire, et à soutenir les objectifs globaux de l'entreprise. Les technologies de l'information sont souvent utilisées pour automatiser et faciliter certaines tâches du back office, ce qui permet d'optimiser les processus internes.
Les avantages de l'externalisation pour la gestion de son back office sont relativement nombreux et nous avons choisi de recenser les meilleurs d’entre eux.
L’objectif n’est pas de vous convaincre ici d'externaliser vos fonctions supports à tout prix mais plutôt de vous faire comprendre quels sont les bénéfices à terme pour votre entreprise…
Vous découvrirez en outre quel est le meilleur moment dans la vie d’une entreprise pour faire appel à un prestataire freelance.
Pourquoi, quand et comment déléguer la gestion de votre back-office ?
Loin d’être un tabou aujourd’hui, l'externalisation administrative permet aux entreprises, notamment aux plus petites structures, d’améliorer la gestion de leur back-office sans recruter.
Toutefois, il convient de rester prudent dans le choix de l’entreprise d’externalisation autant que celui du timing. Le recours à un assistant freelance doit se faire de façon réfléchi. Les besoins de vos concurrents ne sont pas forcément les mêmes que ceux de votre entreprise et n’interviennent pas toujours au même moment.
1. Identifier vos besoins réels d’externalisation et prioriser
Avant de songer à externaliser l’ensemble de vos process de gestion, vous pouvez faire appel à un Office Manager freelance pour un premier état des lieux de la situation durant lequel seront inventoriées les missions à faible valeur vous détournant de votre cœur d’activité.
A l’issue de ce premier listing, l’Office Manager sera en mesure d’établir une liste des priorités. Par exemple, il vérifiera en première instance si des retards dans le traitement d'éléments de facturation ou la saisie des déclarations fiscales demeurent.
2. Tenir un modèle économique scalable
Une fois leur offre lancée, les jeunes entreprises ont souvent du mal à faire face à l’accroissement fort des demandes client. Les success stories ne sont jamais dues au hasard… Intégrer les bons process permet de rester agile et de s’adapter à l’échelle de son développement.
Pour rendre votre entreprise scalable, vous devez déployer des moyens pour anticiper sa forte croissance. L’externalisation des tâches chronophages en fait partie et peut pleinement intégrer votre stratégie de scalabilité.
⦁ Rassemblement de pièces comptables,
⦁ Gestion du secrétariat,
⦁ Archivage,
⦁ Rédaction de mails,
⦁ …
Notez que si toute mission administrative prenant du temps à être traitée peut être confiée à une assistante administrative, le pilotage de projets incombe davantage à l’Office Manager.
L’externalisation de votre back-office permet en outre d’abaisser votre seuil de rentabilité en diminuant les charges fixes. Pour rappel, le seuil de rentabilité représente le minimum de chiffre d’affaires à réaliser pour rester rentable. Autrement dit :
Seuil de rentabilité = Charges fixes / Taux de marge sur coûts variables
Si vous hésitez à confier vos missions administratives à un assistant freelance pour des raisons budgétaires, lisez cet article :
Pour scaler, il vous faudra aussi optimiser vos process de gestion si des failles subsistent. Un Office Manager est en mesure de vous apporter des solutions plus actuelles, comme l’automatisation. La transformation digitale de votre entreprise fait partie des priorités mais nécessite un accompagnement sur mesure et des compétences-clefs pour ne pas être ralenti.
Surtout, elle implique de repenser votre organisation à long terme, en formant vos équipes aux bons outils (CRM, ERP, clouds, plateformes intranet, etc.) de manière à fluidifier au maximum la gestion des tâches.
4. Assurer la conduite au changement des équipes
Cette digitalisation peut en effet être très pénible à vivre pour vos collaborateurs. La classe senior aura parfois plus de mal à s’adapter, d’autant plus si vos documents sont encore au format papier.
Notez que d’ici 2024, le projet de facturation électronique instauré par l’Etat entrera officiellement en vigueur, même si sa mise en place sera progressive. Vous n’aurez alors d’autres choix que celui de vous adapter aux nouvelles réglementations.
Un Office Manager est le profil idéal pour mener cette conduite au changement !
Il pourra, en cas de besoin, intervenir auprès des équipes, effectuer des actions de sensibilisation aux outils et paramétrer ces derniers.
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3 outils qu’utilise l’Office Manager pour la gestion de votre back-office
Pour se faciliter la vie, l’Office Manager utilise de nombreux outils et logiciels… Et pour faciliter la vôtre, nous en avons sélectionné 3 que vous pouvez d’ores et déjà envisager d’installer dans le cadre de votre transformation digitale. 😉
Le choix des outils est effectivement un sujet sensible auquel vous devez pourtant vous confronter, si cela n’a pas été déjà fait.
⦁ Lequel sera le plus performant / le plus rentable ?
Autant de questions qui nécessitent souvent un comparatif minutieux afin de bien choisir. Mais là encore, il s’agit de temps dont vous ne disposez pas.
1. IPaid That
IPaidThat est une solution de gestion comptable que nous évoquons régulièrement sur notre site. Il s’agit en effet d’un outil très facile à prendre en main et que nous recommandons donc sans crainte aux petites entreprises. Grâce à lui, la collecte de vos factures et la gestion de vos notes de frais sont grandement simplifiées.
2. Trello
Trello est idéal pour les entreprises utilisatrices d’un agenda papier en 2023… Cet outil vous permet de faciliter votre organisation en créant des tâches virtuelles. Vous pouvez ensuite déplacer ces actions à effectuer dans la colonne “tâche terminée” une fois ce statut atteint.
La vue collaborative offerte par Trello permet de suivre l’avancée des travaux en temps réel. Vous pouvez de plus assigner la tâche à une personne de votre choix ou renseigner une deadline.
3. Cegid
Pour finir, Cegid vous apportera toute la satisfaction qu’il se doit si vous cherchez à centraliser l’ensemble de vos processus et données au seind’ERP. Très apprécié au sein des cabinets d’expertise comptable, cet éditeur de logiciel propose des solutions complètes couvrant tous les domaines d’une entreprise (RH, comptabilité, paie, administration, …).
En résumé
⦁ Déléguer la gestion de votre back-office doit se faire avec l’objectif d’améliorer votre rentabilité et de rester une entreprise scalable. Pour cela, il convient de déterminer en amont vos besoins réels au moyen d’un premier diagnostic. Celui-ci peut être mené par un assistant freelance.
⦁ Si la situation démontre un besoin réel d’externalisation à long terme, la prestation pourra être reconduite autant de fois que nécessaire. C’est là tout l’avantage de l’externalisation : vous pouvez moduler à votre guise les contrats des missions.
⦁ L'Office Manager fait partie de ces prestataires freelance apte à définir pour vous les bons processus et choisir les bons outils. Si votre entreprise peine à assurer sa transformation digitale, à baisser son seuil de rentabilité ou encore à trouver les meilleurs talents, vous êtes au bon endroit !
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