Assistant chef de projet

Comment réussir sa gestion de projet ?

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La gestion de projet ne peut se conduire seul.

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Pourquoi faire appel à un Assistant Chef de Projet ?

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L'Assistant Chef de Projet peut travailler sur des projets de toutes tailles et de toutes natures. Son rôle est de faciliter la gestion et l'organisation des tâches, en permettant aux membres de l'équipe de collaborer plus efficacement et de suivre l'avancement du projet. 👀

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L'Assistant Chef de Projet va aider vos équipes à tenir leurs objectifs.

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Il permet également de mieux gérer les ressources et d’améliorer la communication avec les parties prenantes. 

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Saviez-vous ? Dans de nombreuses entreprises du secteur du multimédia ou d'Internet, les assistants de chef de projet sont souvent promus au poste de chef de projet en moins de deux ans, parfois même en quelques mois seulement. 

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Vous avez besoin d’un assistant de chef de projet mais ne souhaitez pas recruter à temps plein et n’avez pas la possibilité d’offrir une promotion à votre salarié ? 🙈 

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Et si vous optiez pendant quelques semaines, sinon quelques mois, pour un assistant externalisé ? 

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Il quittera vos locaux dès la mission terminée ! 

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Les missions d’un Assistant de Projet

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L’Assistant Chef de Projet est amené à côtoyer au sein de son environnement professionnel et de ses missions le chef de projet, le service marketing ainsi que l’équipe d’administration en charge de la gestion du back-office. Notez que cette dernière prendra souvent la forme d’un prestataire digital.

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• Respect du cahier des charges lors de la réalisation de ses missions,

• Suivi d’indicateurs,

• Veille permanente, 

• Mise à jour plannings et communication sur les différentes deadlines, 

• Échanges avec les parties prenantes du projet.

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De manière plus détaillée, l’Assistant Chef de Projet pourra par exemple traiter des tâches associées à la gestion de projet comme : 

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• Assister le chef de projet dans l'organisation des réunions et la préparation des documents nécessaires.

• Collecter et analyser des données,

• Préparer des rapports d'avancement,

• Informer l’équipe chargée du projet en cas de changements et d’imprévus.

• S'assurer de la disponibilité des ressources en collaboration avec le service RH et informatique,

• Assurer le suivi des actions décidées lors des réunions,

• Coordonner les prestataires externes,

• Participer à l’amélioration et à la standardisation des processus métier existants,

• Participer au recettage post-projet

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Qui peut demander l’aide d’un Assistant Chef de Projet ?

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Les assistants de chef de projet sont présents dans une grande variété de secteurs.

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🙋‍♂️Au sein des services des Ressources Humaines : où ils soutiennent les initiatives liées à la gestion du personnel, comme les campagnes de recrutement, la formation et le développement des compétences.

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🎺Dans le monde événementiel : où ils sont appréciés pour leur capacité à planifier, coordonner et exécuter des événements à l’instar de conférences, salons, concerts et événements d'entreprise.

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💻 Dans le domaine de l’IT : où ils participent au développement de logiciels, à l'implémentation de systèmes informatiques, à la cybersécurité et à d'autres initiatives technologiques.

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On retrouve aussi des assistants de chef de projet dans les secteurs du BTP, de la santé ou encore de la finance.

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L'impact de la technologie sur le métier d'Assistant Chef de Projet

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L'avènement de nouvelles technologies a transformé au fils des ans l’expertise apportée par  l'assistant de projet. Ce dernier a gagné en rapidité et en productivité. Il peut désormais accomplir davantage de missions, notamment grâce au stockage dans des solutions cloud et l’automatisation de certaines tâches qui lui évitent d’avoir à saisir plusieurs fois la même chose. 

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Le contexte permet une gestion plus agile des projets, avec une visibilité accrue sur les données et processus. 

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Néanmoins, difficile de se passer totalement du soutien des “petites mains” ! Car même si les moyens technologiques actuels permettent d’accélérer dans votre gestion des projets, il faut bien quelqu’un pour piloter tous ces nouveaux outils depuis les coulisses de votre entreprise…

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Salaire d’un Assistant Chef de Projet

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Selon des données récentes circulant sur Internet et les différentes offres d’emploi publiées, le salaire annuel moyen d'un Assistant Chef de Projet oscille entre 30 000 et 50 000 euros € bruts annuels.

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Un coût supplémentaire pour les employeurs et chefs d’entreprise et des frais fixes à assumer chaque mois.  Heureusement, il n’est pas obligatoire de recruter un salarié toute l’année ! Vous pouvez très bien envisager de faire appel à un assistant quelques heures par semaine seulement, le temps du développement de votre projet. Pas de charge fixe inutile de cette manière ni d’avantages à verser (primes, mutuelle, etc.).

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Voici un tableau comparatif résumant les caractéristiques de 3 options d’assistance possibles pour la conception de vos projets : 

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Qualités et compétences 

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Pour exceller dans leur rôle, les assistants de projet doivent développer un ensemble de compétences techniques telles que la maîtrise des outils de gestion de projet et la capacité à analyser des données. Ils devront également posséder d'excellentes compétences en communication et en gestion du temps. 

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La capacité à travailler en équipe est obligatoire. Maîtriser l’anglais est un énorme plus ! 

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De plus, un assistant de projet efficace sera avant tout un assistant avec une appétence pour la proposition de valeur de l’entreprise qui l’emploie. L’alignement des valeurs est un impératif pour rester motivé et performant.

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Diplômes requis et certifications utiles

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👩‍🎓 Diplômes requis : 

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• BTS Assistant de Gestion PME-PMI 

• BTS Management des Unités Commerciales (MUC) 

• BTS Support à l'Action Managériale (SAM) : Ancien BTS Assistant de Manager

• Licence Professionnelle Métiers de l'Assistanat

• Master en Gestion de Projet 

• Master en Management des Organisations 

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📜 Certifications possibles : 

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• Project Management Professional (PMP) 

• Certified Associate in Project Management (CAPM)

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💡 Cet article vous permettra d’en apprendre davantage sur ces 2 certifications.