Assistance numérisation

L’assistance en numérisation, quesako ?

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L’assistance en numérisation est relative à la mise en place de solutions informatiques pour le traitement des documents. 

Autrement dit, il peut s’agir de la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, de l’archivage électronique, du paramétrage des systèmes d’information… 

L’assistance en numérisation englobe des prestations d’assistanat sur mesure pour paramétrer des solutions de gestion ou celles préconisées par un expert-comptable afin d’optimiser le traitement des documents et de fluidifier les process administratifs.

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L’utilisation des solutions numériques s’impose aujourd’hui comme une priorité pour les patrons de TPE/PME qui souhaitent gagner en efficacité opérationnelle.

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Ce que l’assistance en numérisation apporte aux entreprises
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Avec la mise en place de solution de GED adaptée à la taille des structures et aux spécificités de votre activité, le temps consacré aux tâches administratives est considérablement réduit. 

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Il faut considérer la dématérialisation des documents et l’archivage électronique comme des opportunités d’accroître son efficacité et de pouvoir se concentrer sur son cœur de métier. Mais passer du papier au numérique ne s’improvise pas.

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Grâce aux services d’aide administrative à la carte 3H18, vous allez pouvoir vous appuyer sur un assistant administratif expérimenté pour réussir votre transition numérique et faire face à l’explosion du volume de documents. 

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Que vous soyez expert comptable ayant besoin d'une assistance dans vos locaux pour numériser les "boites à chaussures" ou une entreprise, un cabinet d'avocat, une association, 3H18 intervient sous 48H00 et se charge de vos travaux.

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Tous les observateurs s’accordent à dire que la gestion de l’information est une des clés de la performance en entreprise. 

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L’objectif d’une méthode d’archivage numérique, c’est d’organiser la conservation électronique des documents papiers et numériques, et d’en garantir la pérennité et l’authenticité.

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Quelles sont les missions d’un Assistant de numérisation ?

L’Assistant de numérisation s’occupe de la gestion des archives et de la numérisation de documents, tels que des courriers, devis et factures, contrats et justificatifs administratifs… 

Il est en lien avec l’expert-comptable auprès de qui il assure le partage de pièces comptables. A ce titre, il met en place des solutions informatiques pour la transmission automatisée des informations comptables.

Il est capable de créer un espace dématérialisé d’archivage numérique disponible en partage avec accès sécurisé pour la sauvegarde des données personnelles de l’entreprise.

Très polyvalent, l’Assistant de numérisation installe des solutions de gestion des notes de frais et facturettes avec capture via mobile.

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Il automatise les procédures de gestion d’archivage des données. Il gère le paramétrage d'outils de gestion nécessaires à la facturation et à la trésorerie.  

La contrainte du recrutement pour les entreprises

Dirigeants de PME - TPE, il ne vous reste que peu de temps dans votre emploi du temps pour vous consacrer à la recherche de candidats qualifiés ?

Les processus de recrutement nécessitent effectivement de rédiger une annonce puis de la distribuer sur des plateformes pour l’emploi. Ensuite, il faut s’atteler à la lourde tâche de l’étude de candidatures… Pour enfin dégager un profil en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Et tout cela sans faire d’erreur !

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Pour cela, il incombe de bien connaître les compétences clés des différents corps de métier recherchés.

Si ces compétences ne sont pas maîtrisées, l’entreprise risque l’erreur de casting… 

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De plus, les périodes d’essais relativement courtes ne permettent pas de réaliser à temps que le candidat sélectionné ne répond pas toujours aux attentes initiales. Il est difficile de rompre un CDD ou un CDI et impossible de le faire sans perte financière.

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En outre, comment s’assurer que chaque profil présentera toutes les qualités requises nécessaires à l’image de votre entreprise ? Une personne organisée et méticuleuse peut faire toute la différence au sein d’une équipe. 

Enfin, internaliser ses process de recrutement garantit la gestion administrative de multiples documents et formulaires…

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Là encore, il s’agit de tâches vous empêchant d’exploiter tout le potentiel de votre cœur d’activité. Toutes ces contraintes nuisent à la croissance de votre entreprise et vous le savez.

En quoi 3H18 résout la problématique des entreprises ?

Grâce à sa prestation d’assistance numérisation 3H18 permet à bon nombre d’entreprises de résoudre leurs problématiques liées à ce sujet.

La gestion électronique de vos documents représente une sécurité supplémentaire pour votre entreprise. Plus question aujourd’hui de perdre l’équivalent de plusieurs années de travail suite à un incendie dans vos locaux d’archives papiers ou une catastrophe naturelle ! 

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La sauvegarde de vos données est devenue incontournable. Elle doit être un modèle d’exemplarité et doit pouvoir faire face aux attaques malveillantes qui règnent sur le web (pirates informatiques, virus, hackers…)

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3H18 vous offre la possibilité de faire intervenir de façon régulière ou ponctuelle un expert en dématérialisation de documents et en archivage électronique. Saisissez cette opportunité pour transformer votre gestion administrative, et concentrez vos ressources sur le développement de votre chiffre d’affaires !

1. Une plus grande fluidité d’organisation

3H18 identifie vos besoins et en fonction du contexte dans lequel évolue votre entreprise. Nous définissons le profil du candidat idéal pour parfaire le lancement d’une politique de numérisation. 

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De par son expérience, l’Assistant en numérisation est capable en première instance de réaliser un état des lieux complet afin de définir les solutions de numérisation les plus favorables à mettre en place. Une fois les outils déterminés, il s’occupe du paramétrage et de la sécurisation des processus de numérisation pour vous permettre à terme de fluidifier votre organisation et de simplifier votre gestion administrative. 

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2. Un réseau d’experts disponibles partout en France

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Le réseau de prestataires freelance 3H18 est accessible partout, peu importe votre lieu d’implantation. 

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À temps partiel ou à temps partiel, sur site ou en home office, c’est vous qui décidez.

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Nos conseillers s’engagent à vous rappeler sous 48 heures ! Ensemble, vous pourrez évoquer les problématiques rencontrées au sein de votre société. 

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Ils identifieront ensuite les différents besoins de votre entreprise afin d’établir un diagnostic “flash” permettant la mise en place de solutions rapides pour vous soulager des tâches nécessitant des compétences bien spécifiques que détiennent tous nos intervenants du réseau 3H18.

Numérisation de vos archives vivantes et pièces comptables

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• Numérisation de pèces comptables régulières en cabinet comptable ou chez les clients 3H18

• Création d’un espace dématérialisé d’archivage

• Paramétrage de l'outil de scan, gestion des Tags et pré-imputation

• Numérisation du stock de documents (archives) ou numérisation au fil de l'eau

• Automatisation de la procédure de sauvegarde des données...

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Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous souhaitez confier la transformation digitale de votre société ou la numérisation de documents "vivants" à un expert en solutions de gestion et en traitement des documents ?

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Optez pour la flexibilité, faites appel à notre assistance en numérisation du réseau 3H18.

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Nous intervenons à votre demande partout en France.