A l’ère du digital, le passage au format numérique est inévitable pour les entreprises de toutes tailles et de plus en plus de TPE-PME s’équipent d’outils Saas (software as a service) pour accélérer leur mutation.
L’assistance en numérisation est relative à la mise en place de solutions informatiques pour le traitement des documents.
Autrement dit, il peut s’agir de la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, de l’archivage électronique, du paramétrage des systèmes d’information…
L’assistance en numérisation englobe des prestations d’assistanat sur mesure pour paramétrer des solutions de gestion ou celles préconisées par un expert-comptable afin d’optimiser le traitement des documents et de fluidifier les process administratifs.
L’utilisation des solutions numériques s’impose aujourd’hui comme une priorité pour les patrons de TPE/PME qui souhaitent gagner en efficacité opérationnelle.
Ce que l’assistance en numérisation apporte aux entreprises
Avec la mise en place de solution de GED adaptée à la taille des structures et aux spécificités de votre activité, le temps consacré aux tâches administratives est considérablement réduit.
Il faut considérer la dématérialisation des documents et l’archivage électronique comme des opportunités d’accroître son efficacité et de pouvoir se concentrer sur son cœur de métier. Mais passer du papier au numérique ne s’improvise pas.
Grâce aux services d’aide administrative à la carte 3H18, vous allez pouvoir vous appuyer sur un assistant administratif expérimenté pour réussir votre transition numérique et faire face à l’explosion du volume de documents.
Que vous soyez expert comptable ayant besoin d'une assistance dans vos locaux pour numériser les "boites à chaussures" ou une entreprise, un cabinet d'avocat, une association, 3H18 intervient sous 48H00 et se charge de vos travaux.
Tous les observateurs s’accordent à dire que la gestion de l’information est une des clés de la performance en entreprise.
L’objectif d’une méthode d’archivage numérique, c’est d’organiser la conservation électronique des documents papiers et numériques, et d’en garantir la pérennité et l’authenticité.
Quelles sont les missions d’un Assistant de numérisation ?
L’Assistant de numérisation s’occupe de la gestion des archives et de la numérisation de documents, tels que des courriers, devis et factures, contrats et justificatifs administratifs…
Il est en lien avec l’expert-comptable auprès de qui il assure le partage de pièces comptables. A ce titre, il met en place des solutions informatiques pour la transmission automatisée des informations comptables.
Il est capable de créer un espace dématérialisé d’archivage numérique disponible en partage avec accès sécurisé pour la sauvegarde des données personnelles de l’entreprise.
Très polyvalent, l’Assistant de numérisation installe des solutions de gestion des notes de frais et facturettes avec capture via mobile.
Il automatise les procédures de gestion d’archivage des données. Il gère le paramétrage d'outils de gestion nécessaires à la facturation et à la trésorerie.
La contrainte du recrutement pour les entreprises
Dirigeants de PME - TPE, il ne vous reste que peu de temps dans votre emploi du temps pour vous consacrer à la recherche de candidats qualifiés ?
Les processus de recrutement nécessitent effectivement de rédiger une annonce puis de la distribuer sur des plateformes pour l’emploi. Ensuite, il faut s’atteler à la lourde tâche de l’étude de candidatures… Pour enfin dégager un profil en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Et tout cela sans faire d’erreur !
Pour cela, il incombe de bien connaître les compétences clés des différents corps de métier recherchés.
Si ces compétences ne sont pas maîtrisées, l’entreprise risque l’erreur de casting…
De plus, les périodes d’essais relativement courtes ne permettent pas de réaliser à temps que le candidat sélectionné ne répond pas toujours aux attentes initiales. Il est difficile de rompre un CDD ou un CDI et impossible de le faire sans perte financière.
En outre, comment s’assurer que chaque profil présentera toutes les qualités requises nécessaires à l’image de votre entreprise ? Une personne organisée et méticuleuse peut faire toute la différence au sein d’une équipe.
Enfin, internaliser ses process de recrutement garantit la gestion administrative de multiples documents et formulaires…
Là encore, il s’agit de tâches vous empêchant d’exploiter tout le potentiel de votre cœur d’activité. Toutes ces contraintes nuisent à la croissance de votre entreprise et vous le savez.
En quoi 3H18 résout la problématique des entreprises ?
Grâce à sa prestation d’assistance numérisation 3H18 permet à bon nombre d’entreprises de résoudre leurs problématiques liées à ce sujet.
La gestion électronique de vos documents représente une sécurité supplémentaire pour votre entreprise. Plus question aujourd’hui de perdre l’équivalent de plusieurs années de travail suite à un incendie dans vos locaux d’archives papiers ou une catastrophe naturelle !
La sauvegarde de vos données est devenue incontournable. Elle doit être un modèle d’exemplarité et doit pouvoir faire face aux attaques malveillantes qui règnent sur le web (pirates informatiques, virus, hackers…)
3H18 vous offre la possibilité de faire intervenir de façon régulière ou ponctuelle un expert en dématérialisation de documents et en archivage électronique. Saisissez cette opportunité pour transformer votre gestion administrative, et concentrez vos ressources sur le développement de votre chiffre d’affaires !
1. Une plus grande fluidité d’organisation
3H18 identifie vos besoins et en fonction du contexte dans lequel évolue votre entreprise. Nous définissons le profil du candidat idéal pour parfaire le lancement d’une politique de numérisation.
De par son expérience, l’Assistant en numérisation est capable en première instance de réaliser un état des lieux complet afin de définir les solutions de numérisation les plus favorables à mettre en place. Une fois les outils déterminés, il s’occupe du paramétrage et de la sécurisation des processus de numérisation pour vous permettre à terme de fluidifier votre organisation et de simplifier votre gestion administrative.
2. Un réseau d’experts disponibles partout en France
Le réseau de prestataires freelance 3H18 est accessible partout, peu importe votre lieu d’implantation.
À temps partiel ou à temps partiel, sur site ou en home office, c’est vous qui décidez.
Nos conseillers s’engagent à vous rappeler sous 48 heures ! Ensemble, vous pourrez évoquer les problématiques rencontrées au sein de votre société.
Ils identifieront ensuite les différents besoins de votre entreprise afin d’établir un diagnostic “flash” permettant la mise en place de solutions rapides pour vous soulager des tâches nécessitant des compétences bien spécifiques que détiennent tous nos intervenants du réseau 3H18.
Numérisation de vos archives vivantes et pièces comptables
Numérisation de pèces comptables régulières en cabinet comptable ou chez les clients 3H18
Création d’un espace dématérialisé d’archivage
Paramétrage de l'outil de scan, gestion des Tags et pré-imputation
Numérisation du stock de documents (archives) ou numérisation au fil de l'eau
Automatisation de la procédure de sauvegarde des données...
Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous souhaitez confier la transformation digitale de votre société ou la numérisation de documents "vivants" à un expert en solutions de gestion et en traitement des documents ?
Optez pour la flexibilité, faites appel à notre assistance en numérisation du réseau 3H18.
Nous intervenons à votre demande partout en France.
Pourquoi choisir de sous-traiter plutôt que de recruter ?
Pour aller vite et gagner en flexibilité. Pour disposer de professionnels très qualifiés. Stables et motivés !
Vous manquez de ressources
Difficile de recruter le bon profil
Besoin de compétences plus techniques
Un départ soudain dans vos équipes
Votre budget est contraint
Vous n’avez pas besoin d’un plein temps
Vous ne souhaitez pas prendre de risque sur un CDI
Nous clarifions votre besoin et définissons le profil dont vous avez besoin
Nos conseillers vous aident à préciser la mission, à définir le temps de travail nécessaire et élaborent votre devis en 24H00.
Recherche et sélection du meilleur expert
Nous recherchons parmi notre réseau d'intervenants le meilleur expert à moins de 30 minutes de votre entreprise. Nous lui expliquons le contexte et la mission.
1er rendez-vous avec votre intervenant sous 48h
Dès le premier RDV, vous convenez d'un planning adapté à vos obligations et votre intervenant démarre son travail. Vous pouvez fluctuer les heures d'intervention et vous arrêter à la fin de chaque mois.
Comment l’Assistant du Chef de Projet permet-il de fluidifier votre organisation durant vos phases de projet, depuis l’expression de vos besoins jusqu’au recettage final et l’éventuelle délivrance de livrables ?
L'analyse rapide de votre organisation, de vos problèmes de process et la mise en place d'une solution optimisée, ou d'un logiciel pour votre entreprise grâce à des conseils d'experts.
Grâce à sa connaissance approfondie du référentiel national qualité, ce professionnel accompagne les clients dans la mise en place des processus et procédures nécessaires pour obtenir la certification Qualiopi.
Nous clarifions votre besoin et définissons le profil dont vous avez besoin