Comment simplifier facilement sa gestion des congés ?

En France, les salariés prennent en moyenne 33 jours de congé par an. 

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Si l’on multiplie ce chiffre par le nombre de salariés présents au sein de votre entreprise, cela représente beaucoup de journées OFF durant lesquelles il faut pouvoir adapter l’organisation, par exemple en se tournant vers des moyens rapidement opérationnels comme l’externalisation.

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On parle cependant bien plus de la gestion de la paie que de la gestion des congés. Une erreur selon nous, raison pour laquelle nous avons souhaité mettre l’accent sur les risques liés à une gestion des congés désorganisée et les solutions éventuelles à mettre en œuvre pour les éviter.

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Qui gère les congés au sein d’une entreprise ? 

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Dans la plupart des entreprises, la gestion des congés est généralement du ressort du service des ressources humaines, chargé de gérer divers aspects liés aux employés comme la paie, l’onboarding et la gestion des DPAE, etc. 

La gestion des congés n’implique pas seulement de retirer un RTT à votre office manager lorsqu’il décide de prendre une journée de repos ! Il s’agit aussi de pallier les absences imprévues, comme les arrêts maladie ou accidents de travail, pouvant considérablement impacter l’efficacité et la productivité de toute une équipe durant plusieurs jours, voire semaines d’affilée. 

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La problématique de la gestion des congés au sein des petites entreprises

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Dans les petites entreprises, notamment les très petites entreprises (TPE), il est fréquent de ne pas disposer d'un service RH distinct. Dans ces cas-là, la gestion des congés et des absences repose sur les épaules du chef d'entreprise lui-même.

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En l'absence d'un département consacré aux ressources humaines, le chef d'entreprise doit, en plus du reste, endosser le rôle de gestionnaire RH à quasi-temps plein, ce qui ajoute une charge de travail supplémentaire à ses responsabilités déjà nombreuses.

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Difficile avec un tel planning de respecter à la lettre la réglementation et politique de l'entreprise en matière de congés ! Ou de s'assurer que le fonctionnement de l'entreprise n'est pas compromis. 

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Les petites entreprises sont particulièrement vulnérables face à aux absences impromptues. La gestion des congés est un vrai sujet dont il convient de s’emparer avant qu’il ne soit trop tard, en adoptant par exemple une solution logicielle permettant de gagner du temps.

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Quelle est la réglementation applicable en matière de congés payés ?

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Même si un logiciel RH, comme par exemple Payfit, vous fera gagner du temps dans la gestion des congés de vos collaborateurs et vous aidera peut-être même à vous souvenir de la date d’anniversaire de ces derniers, 😉 il n’exclut pas l'utilité de bien connaître les lois et réglementations en vigueur au sujet de la prise des congés. 

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Un nombre de congés payés à respecter chaque année

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En France, la réglementation relative aux congés payés est principalement définie par le Code du travail. 

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Le nombre de jours de congés payés varie en fonction du nombre de jours ouvrables travaillés au cours de l'année de référence. Chaque mois travaillé, à raison de 35 heures par semaine, permet d’obtenir 2,5 jours de congé supplémentaires. Les salariés dépassant les 35 heures hebdomadaires se verront allouer des RTT en supplément. 

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Bien évidemment, un salarié à mi-temps cumulera moins de jours qu’un salarié à temps plein. Notez toutefois qu’un salarié à 80% en cumulera autant. Ce type de spécificités est à connaître en cas d’éventuelles questions de la part de vos équipes, ce qui renforcera, entre autres, votre crédibilité.

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Dans le secteur privé, le nombre de congés octroyés est généralement moins élevé que dans la fonction publique, qu’il s’agisse de la FP d’Etat, hospitalière ou territoriale. 

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Récapitulons…

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Un salarié à temps plein dans le privé ne dépassant pas les 35 heures a ainsi droit à un minimum de 30 jours ouvrables par an, soit 25 jours ouvrés, ce qui équivaut à 5 semaines de vacances annuelles. Ce nombre peut bien sûr s’avérer plus élevé en fonction de la convention collective régissant votre entreprise.

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Bon à savoir 💡

OBLIGATOIRE : Une période minimale de congés ininterrompus d’un minimum de 12 jours par salarié doit être prise en période estivale, soit entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre.

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Règle de fractionnement et congés spécifiques

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La loi permet aux salariés de prendre leurs congés payés de manière fractionnée, c'est-à-dire en plusieurs fois, sous réserve de certaines conditions et en accord avec l'employeur. 

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En outre, la législation prévoit des dispositions spécifiques en ce qui concerne les congés liés à des événements familiaux tels que :

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• les naissances (congé d’accueil de l’accueil), 

• les unions civiles ; mariages et PACS (généralement de 4 jours)

• ou les décès (le nombre de congés dépend dans ce cas de la relation qui vous liait au défunt), 

• ainsi que pour les congés pour enfant malade (3 jours par an pour les enfants de plus d’un an et n’excédant pas 3 enfants à charge de plus de 16 ans). 

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Encore une fois, l'utilisation de logiciels RH facilite grandement les processus administratifs en matière de gestion des congés, même si une bonne compréhension de la réglementation demeure indispensable. Le pilotage quotidien de ce type d’outil peut être assuré par un assistant RH indépendant de notre réseau d’assistance administrative 3h18.

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Quelles sont vos obligations en tant qu'employeur concernant les CP ?

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• Informer vos employés de leurs droits en matière de congés payés (CP) dès le début de leur contrat de travail.

• Calculer les droits acquis en fonction du nombre d'heures travaillées ou de la durée de service de l'employé.

• Attribuer des CP conformément à la législation en vigueur et aux accords collectifs applicables.

• Gérer  ou veiller à la cohérence et conformité du planning des congés.

• Maintien de registres.

• Rémunération pendant les C

• Respect des règles de report, notamment en cas de maladie ou d'autres circonstances exceptionnelles.

• Informer sur les droits non pris en fin d'année ou à la fin du contrat.

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Avez-vous le droit d’imposer des congés payés à vos salariés ?

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Oui, en tant qu'employeur, vous pouvez imposer des congés payés à votre personnel dans certaines circonstances, sous réserve bien sûr du respect des dispositions légales et accords collectifs en vigueur.

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• Par exemple, si l'entreprise ferme ses portes pour des raisons de fermeture annuelle planifiée.

• En cas de baisse d'activité ou de ralentissement économique, vous êtes aussi en droit d'imposer des congés payés à ses salariés pour ajuster la charge de travail à la demande de l'entreprise. 

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Si vous souhaitez que vos salariés prennent des congés payés en raison de contraintes opérationnelles, il sera préférable d’obtenir au préalable leur consentement.

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👉Notez qu’il est parfois plus rentable, en cas d’activité saisonnière, de réduire la taille de ses équipes permanentes et de faire appel ponctuellement à des intervenants indépendants pour affronter les périodes de pics. Cette option vous évite d’avoir à payer trop de charges fixes. 

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5 erreurs de la gestion des congés fréquemment commises

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1. Erreur de calcul

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Des erreurs dans le calcul des congés payés entraîneront bien souvent des conflits internes avec vos employés et affecteront la confiance qu’ils vous portent.

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2. Absence d’anticipation pour la pose des congés

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Rien de tel qu’un manque d’anticipation pour provoquer des retards dans certains projets et une diminution de la productivité, sans parler de l’insatisfaction là encore générée au sein de vos équipes.

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3. Oubli d’absences et surcharge des équipes en poste

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Vous avez oublié que votre secrétaire comptable partait au ski ? Aïe, ça tombe mal car vous n’avez donc pas prévu son remplacement pour ces 15 prochains jours…

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L'oubli d'absences planifiées va généralement entraîner une surcharge de travail pour les employés présents capables de traiter les tâches du salarié absent. Cette même surcharge peut, à terme, endommager sérieusement la relation qui vous lie à vos salariés et augmenter le taux d'absentéisme.

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4. Non-respect involontaire des lois du travail  

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Le non-respect involontaire des lois du travail vous expose au Prud’Homme et aux départs de salariés frustrés, ainsi que des amendes et des dommages à votre réputation.

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5. Distribution inégale des congés (perception de traitement de faveur, etc)

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Pour créer des frustrations et instaurer un climat social négatif, l’octroi inégal de congés est idéal ! 

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Accordez à l’un ce que vous refuseriez à l’autre comme bon vous semble. Blague à part, et bien que nous sachions pertinemment vous et nous que ce type d’erreurs relève la plupart du temps d’étourderie et d’un manque de suivi, nous vous déconseillons de les reproduire trop souvent.

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Le recours à un gestionnaire RH externalisé solutionnera une grande partie du problème puisqu’il prendra en charge cette mission à votre place.

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Nos 6 conseils pour créer un planning de gestion des congés efficace !

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Quelques bonnes pratiques existent permettant de faciliter la gestion des congés au sein de votre entreprise. À commencer par la mise en place d’un planning équitable, accessible et clair pour vos équipes.

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Conseil n°1 : Utilisez un système centralisé pour enregistrer les demandes de congés et les disponibilités de vos employés.

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Conseil n°2 : Assurez-vous que le planning des congés soit facilement accessible à tous les employés. Partagez-le au besoin via un outil de gestion des ressources humaines, un Google Sheet ou un fichier Excel se présentant sous la forme d’un tableau. 

Vous pouvez aussi l’imprimer et l’épingler dans un lieu commun, en plus de le remettre en mains propres à vos équipes quinze jours avant le début du mois si les horaires varient régulièrement. Notez qu’un outil de planification des tâches comme Notion fera aussi parfaitement l’affaire.

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Conseil n°3 : Encouragez toujours vos employés à soumettre leurs demandes de congés le plus tôt possible, idéalement plusieurs semaines voire mois à l'avance !

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Conseil n°4 : Envisagez la mise en place d'une rotation pour les périodes de forte demande afin de prévenir l’épuisement et limiter le risque d’arrêts ou d’accidents de travail.

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Conseil n°5 : Offrez autant de flexibilité que possible dans la gestion des congés, en tenant compte des besoins individuels de vos employés sans que votre entreprise n’en pâtisse. Attention à l’excès de générosité ! A l’inverse, veillez à rester humain et à l’écoute. 

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Conseil n°6 : Faites régulièrement le point sur le planning des congés ou confiez la tâche à votre gestionnaire RH indépendant. Tenez-vous prêt à ajuster le planning si nécessaire pour répondre aux besoins changeants.

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