Assistant évènementiel

Rôle et missions de l’Assistant évènementiel 

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L'assistant évènementiel est un maillon essentiel dans l'organisation d'un événement. Il épaule et seconde le chef de projet ou le responsable évènementiel à toutes les étapes du projet, de la conception à la réalisation.

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Ses missions principales sont les suivantes :

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⏸ Avant l'évènement

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• Veille sur les tendances du marché, 

• Recherche des prestataires et des lieux, 

• Analyse des besoins du client,

• Rédaction de documents : cahier des charges, proposition commerciale, planning, budget,

• Réservation de salle, taxi ou VTC, hébergement, restauration, signalétique,

• Création de supports de communication (flyers, affiches, invitations), 

• Gestion des réseaux sociaux, 

• Relations presse,

• Gestion des partenariats : recherche de sponsors, négociation des contrats.

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⏯ Pendant l'évènement

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• Accueil des participants : inscription, remise des badges, orientation,

• Coordination des équipes techniques et des bénévoles,

• Gestion des imprévus,

• Suivi du budget et contrôle des dépenses.

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⏭ Après l'évènement

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• Réalisation et présentation d’un bilan de l'événement à la Direction et aux organisateurs principaux (analyse des résultats, évaluation de la satisfaction des participants, etc.),

• Remerciements,

• Archivage et numérisation des documents sur une solution Cloud 

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Pourquoi faire appel à un Assistant évènementiel ?

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Faire appel à un assistant évènementiel présente de nombreux avantages :

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Du gain de temps et d'énergie en perspective ⏳

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L'organisation d'un événement est un processus long et fastidieux gourmand en ressources. Qui plus est, il s’agit souvent d’une source de stress importante. Un assistant évènementiel vous décharge de nombreuses tâches et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel tout en gagnant en sérénité. 

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Une expertise et un professionnalisme à toutes épreuves ! 🤵

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Ce professionnel de l’organisation possède une connaissance approfondie du secteur et des compétences spécifiques en matière d'organisation d'événements. Il peut donc vous garantir un événement de qualité, réalisé dans les règles de l'art. Vos besoins seront naturellement pris en compte et vos attentes respectées afin que l’événement soit unique et à l’image de votre marque (ou celle de vos clients).

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Le respect du budget alloué 💰

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L’assistant évènementiel vous aide à respecter votre budget en négociant les meilleurs tarifs avec les prestataires et en gérant vos dépenses en bonne et due forme.

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Un regard extérieur 📸

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Rien de tel que de faire appel à un assistant indépendant pour profiter d’un regard extérieur et objectif sur votre projet. L’idée étant d’identifier les points forts et les points faibles dans l’organisation de votre événement.

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Qui peut faire appel à un Assistant évènementiel ?

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L'assistant évènementiel peut exercer dans de nombreux secteurs. Il est donc fort possible que votre entreprise soit concernée un jour ou l’autre par un besoin auquel pourra répondre cet expert de la com’ ! 👊

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1. Les agences évènementielles

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Les agences évènementielles sont les principales bénéficiaires d'assistants évènementiels. 

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Leur cœur de métier résidant dans l’organisation d’événement, elles externalisent souvent ce poste pour pouvoir gérer des événements pour des clients privés (entreprises, associations) ou publics (institutions). 

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Bon à savoir 

Le fait d’externaliser est idéal pour faire face à des demandes ponctuelles. Or, l'évènementiel est un secteur rythmé par les saisons et les fêtes. Il n’est donc pas rare d’affronter des périodes “à vide” et des phases plus intenses de son activité.

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De nombreuses entreprises ont un service évènementiel interne qui organise des événements pour leurs clients, leurs collaborateurs ou leurs partenaires.

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2. Les associations

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Notez que les associations organisent régulièrement des événements pour sensibiliser à leurs causes, collecter des fonds ou recruter des bénévoles et sont donc très demandeuses vis-à-vis de ce métier. 

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Le manque de moyens les empêche de créer des CDI ou CDD aussi facilement que les entreprises. Ce même problème les pousse à faire appel à des assistants indépendants, elles aussi, plutôt que de recruter des talents à long terme.

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3. Les institutions publiques

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Enfin, les institutions publiques organisent des événements pour :

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- informer le public,

- promouvoir leurs actions,

- célébrer des événements officiels.

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Par exemple, les agences gouvernementales organisent souvent des conférences de presse pour annoncer des initiatives importantes ou répondre aux questions des médias sur des questions d'intérêt public.

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4. Les entreprises des secteurs innovants 

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Les entreprises du domaine de la mode, de l’agriculture, de l’industrie automobile et pharmaceutique, l’Innovation Technologique (IT) ou encore celles évoluant dans le secteur des énergies renouvelables font régulièrement appel à des assistants évènementiels.

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Exemples d'évènements que peut organiser un assistant à votre place

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• Salons professionnels,

• Expositions,

• Journées Portes Ouvertes,

• Forums,

• Tables rondes,

• Conférences,

• Séminaires,

• Masterclass,

• Lancements de produits,

• Inaugurations,

• Soirées de gala,

• Mariages,

• Festivals,

• Etc.

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Quand faire appel à un Assistant évènementiel?

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Voici quelques situations dans lesquelles il peut être particulièrement judicieux de faire appel à un assistant évènementiel :

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• Vous manquez de temps ou d'expérience pour organiser vous-même cet événement,

• Vous organisez un événement important et complexe et ne pouvez en venir à bout seul,

• Vous souhaitez vous concentrer sur l'aspect stratégique de votre événement uniquement et déléguer les aspects logistiques,

• Vous avez un budget serré et vous craignez de le dépasser sans un suivi rigoureux des dépenses,

• Vous souhaitez limiter votre charge mentale en vous appuyant sur le soutien quotidien d’un professionnel pendant toute la durée de cet événement,

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Si vous êtes dans une ou plusieurs de ces situations, nous ne pouvons que vous recommander de faire appel à un assistant évènementiel. Il s’agit en effet de votre meilleur allié pour garantir le succès de votre projet.

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Salaire d’un Assistant évènementiel

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Le salaire d'un assistant évènementiel en début de carrière est d'environ 1 500 € brut par mois. Ce montant évoluera avec les années, en fonction de l'expérience et des compétences acquises et des responsabilités attribuées.

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Qualités et compétences de l’Assistant évènementiel

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• Polyvalence : l'assistant évènementiel doit être capable de gérer plusieurs tâches simultanément.

• Sens de l’organisation : il est indispensable de savoir planifier et gérer le temps lorsque l’on travaille dans l'évènementiel .

• Rigueur dans la réalisation des tâches et de leur suivi : le respect des deadlines et du budget est essentiel.

• Être bon communicant : la communication est la base même de ce poste. Savoir s’exprimer clairement et avec bienveillance tout en sachant se faire respecter est primordial.

• Bonne gestion du stress : l'évènementiel est un secteur où l'imprévu est fréquent et les attentes élevées. Impossible de réagir sans un sang-froid à toute épreuve !

• Enfin, la créativité est probablement la qualité la plus recherchée chez un assistant évènementiel performant !

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Formation et diplômes requis pour devenir Assistant évènementiel

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Un BTS peut parfois suffire à trouver un poste comme Assistant Évènementiel. Derrière les offres d’emploi les plus rares se cachent cependant bien souvent les recruteurs les plus exigeants. Si un candidat souhaite se positionner sur une offre pour laquelle la concurrence est rude, il sera tout à son honneur d’avoir un niveau Bac +5 pour espérer avoir ses chances. 

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• BTS Communication

• Licence Communication

• Master Management de l'évènementiel