Assistant des achats

Les missions d’un Assistant des achats 

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L’assistant des achats est un assistant administratif apparenté au service achats d’une entreprise. Il s'occupe des tâches administratives et opérationnelles chronophages.

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1. Des tâches administratives

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Parmi les tâches d’ordre purement administratives, citons le suivi et l’enregistrement des bons de commande. Ou encore l’émission de relances aux fournisseurs en cas de retard dans les livraisons.

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L'assistant des achats surveille aussi le niveau des stocks en réalisant des inventaires. Il pourra décider ou non de réapprovisionner en fonction des besoins et de l’état des stocks. La mise en place de procédures de stockage sécurisées et adaptées au type de produits stockés pourra être réalisée par ses soins.

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Enfin, l'assistant des achats vérifie que les factures ont bien été réglées du juste montant et signale toute anomalie au service comptable.

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Globalement, l'assistant des achats œuvre pour optimiser la gestion commerciale de l'entreprise.

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2. Des tâches de prospection et de veille

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La recherche et l’analyse d’offres proposées par les fournisseurs nécessitent tout autant de rigueur. Afin de trouver les meilleures solutions pour l'entreprise, l'assistant des achats compare chaque offre en fonction : 

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• Des prix, 

• Des modalités de paiement,

• Des conditions de livraisons,

• Des spécificités produits éventuels,

• Des politiques de retour et de SAV,

• etc.

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3. La mise en œuvre des moyens liés aux achats

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L'assistant peut participer à la rédaction des cahiers des charges qui définissent les besoins de l'entreprise en matière d'achats. Il aide également à la préparation des appels d'offres.

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Qui peut demander l’aide d’un Assistant des achats ?

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Un Assistant des Achats peut intervenir au sein de moult entreprises, comme : 

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• Les Petites, Moyennes ou Grandes Entreprises opérant dans différents secteurs (fabrication, distribution, services, etc.) peuvent bénéficier de l'assistance d'un Assistant des Achats pour gérer leurs besoins en approvisionnement et en achats.

• Les institutions publiques comme les administrations gouvernementales, les établissements d'enseignement, les hôpitaux et autres institutions du secteur public peuvent aussi faire appel à un Assistant des Achats pour gérer leurs achats de biens et services.

• Les ONG pourront bénéficier des services de ce professionnel pour soutenir leurs opérations à l’échelle mondiale, de même que les Multinationales.

• Enfin, les startups en phase de croissance peuvent solliciter l’aide d'un Assistant des Achats pour établir des processus d'approvisionnement efficaces et assurer la qualité des produits ou services nécessaires à leur développement.

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Quel est le salaire d’un Assistant des achats ?

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Pour un débutant ou un assistant des achats avec peu d'expérience, le salaire peut être modeste. Cependant, avec l'acquisition d'une expérience et de compétences spécialisées, il augmentera logiquement significativement.

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Dans les grandes entreprises ou dans des secteurs spécifiques où la demande de compétences en gestion des achats est élevée, les assistants peuvent bénéficier de salaires plus élevés, parfois accompagnés d'avantages à l’instar de bonus, d’avantages sociaux ou de promotions. 

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En moyenne en France, le salaire médian brut est de 25 259 € par an, soit 13,88 € de l’heure et compris entre 1 800 € et 2 500 € brut mensuels.

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Le saviez-vous ?

Il est souvent plus économique d'externaliser cette fonction que d'embaucher un assistant des achats à plein temps, avec les coûts salariaux fixes qui s'appliquent même lorsque l'activité ne nécessite pas constamment des ressources supplémentaires.

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Qualités et compétences d’un Assistant des achats 

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🙇‍♂️ Rigueur et organisation : L'assistant doit être capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de respecter les délais impartis.

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📄 Aisance administrative : Il est impératif de posséder la maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.

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🗯 Communication et négociation : L'assistant des achats fait preuve d’excellentes capacités de communication et de négociation pour interagir avec les fournisseurs et les clients internes.

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🧏‍♀️ Curiosité et veille : L'assistant des achats, pour rechercher, analyser des informations et rester au courant des tendances du marché se montrera curieux au quotidien et à l’affût.

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🔧Maîtrise des outils (a minima Excel, Word, PowerPoint) : L’assistant des achats moderne est constamment sur informatique où il saisit des données et centralise l’information.

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🌎 Langue étrangère (anglais obligatoire) : Pour traiter en toute fluidité avec les fournisseurs et clients étrangers, l’assistant des achats parle couramment anglais. Il peut aussi parler espagnol, néerlandais, allemand ou italien selon les besoins de l’entreprise.*

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* Certaines entreprises avec un projet d’expansion à l’internationale peuvent aussi proposer à certains de leurs collaborateurs des cours de langue leur permettant de monter en compétences linguistiques dans le but de faire tomber les éventuelles barrières nuisant à la productivité.

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Formation et diplômes requis pour Assistant des achats 

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Niveau d'études recommandé

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Le métier d'assistant achats est accessible à partir d'un niveau bac +2.

 Les recruteurs auront toutefois tendance à favoriser des candidats avec un niveau bac +3 ou bac +5.

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Les formations en alternance permettent d’acquérir une expérience professionnelle concrète rapidement et tendent à plaire aux recruteurs.

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Notez que la formation continue, les certifications et le développement des compétences influencent positivement le salaire d'un assistant des achats. En effet, détenir des certifications telles que la certification "Certified Purchasing Professional (CPP)" augmente la valeur et la compétitivité sur le marché du travail.

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Formations possibles

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• BTS : Commerce international, Management des unités commerciales, Négociation et relation client

• BUT : Gestion des entreprises et des administrations, Techniques de commercialisation

• Licence professionnelle : Achats, Logistique et transport, Commerce international

• Master : Management des achats, Achats et logistique internationale, Commerce international

• École de commerce (bac +3 à bac +5)

• École d'ingénieur (bac +5)

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Les certifications préconisées

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• TOEIC

• TOEFL

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Les évolutions possibles du métier Assistant des achats

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• Assistant ADV

• Assistant commercial des marchés publics

• Responsable des achats

• Responsable des opérations

• Analyste des achats

• Chef de projet achat

• Responsable des relations fournisseurs

• Responsable d’animation des ventes

• Consultant en achat indépendant

• Directeur des achats

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Pourquoi faire appel à un Assistant des achats ?

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Faire appel à un Assistant des Achats permet une gestion plus efficace des dépenses. En outre, l'amélioration de la qualité des produits ou services achetés peut être un objectif à viser pour améliorer la satisfaction de vos clients. Le sourcing des fournisseurs fait partie des missions de l’Assistant des Achats qui s’assurera de vous obtenir le meilleur rapport qualité prix.

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Il pourra aussi procéder à l'optimisation de vos processus d'approvisionnement devenus obsolètes avec le temps, vous permettant ainsi de gagner en efficacité. 

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Deux exemples de situations qui justifient le recours à un Assistant des Achats indépendant

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Situation n°1

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Imaginons que votre entreprise ait l’ambition de renouveler ses contrats avec ses fournisseurs de matières premières. 

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L'Assistant des Achats entre en jeu en effectuant une analyse approfondie du marché pour identifier les tendances de prix et évaluer les offres concurrentes. Grâce à ses compétences en négociation et à sa connaissance des contrats, il parvient à vous obtenir des conditions plus avantageuses (réductions de prix, termes de paiement plus favorables, …).

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Situation n°2

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Supposons maintenant que votre entreprise dépend fortement d'un fournisseur clé pour un composant essentiel de son produit, et que ce fournisseur rencontre soudainement des problèmes de production ou des retards de livraison. 

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Ce type de situation critique doit généralement vous pousser à faire appel à un Assistant des Achats indépendant qui interviendra en quelques jours pour proposer rapidement des alternatives (fournisseurs de remplacement, sources de matières premières proches ou équivalentes, …). 

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L'assistant des Achats permet à votre entreprise de maintenir sa production sans interruption majeure.‍

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