Secrétaire médicale

Rôle et missions d’une Secrétaire médicale

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Le rôle d'une secrétaire médicale est d’assurer le bon fonctionnement d'un cabinet médical, du secrétariat d’une clinique ou d'un hôpital. Ses responsabilités sont variables, selon la taille de l'établissement dans lequel elle intervient. 

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1. Gérer la prise de rendez-vous médicaux et les données clients

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Derrière son bureau et pendant que les consultations s’enchaînent, la secrétaire médicale s’affaire… 🙇‍♀️

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Responsable de la gestion des appels téléphoniques, il lui faut trier les appels selon le caractère urgent de la situation. L’évaluation de l’état du patient, parfois délicate lorsqu’elle ne peut se faire que par téléphone, doit être dans ses cordes, afin de ne pas risquer de passer à côté d’une situation grave. 

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N’étant pas médecin, la secrétaire médicale ne peut cependant pas établir de diagnostic à la place du praticien. Ce dernier peut, grâce à la secrétaire médicale, se consacrer pleinement à son activité pendant qu’elle gère la prise des rendez-vous ! 

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Planifier et organiser les rendez-vous des patients impose de tenir compte des disponibilités des médecins. C’est aussi l’occasion idéale pour actualiser les dossiers médicaux des patients. Vigilance durant ces opérations… Car le respect de la confidentialité des informations est de rigueur. 

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2. Accueillir les patients au sein de la structure de soins

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La secrétaire médicale est la première personne que les patients rencontrent en entrant dans le cabinet ou l’établissement de santé. 

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Elle accueille les patients, parfois en grande souffrance, de manière professionnelle et les oriente au mieux au sein des services. Veiller à ce que les patients se sentent à l'aise et bien pris en charge dès leur arrivée est pour elle bien plus qu’une simple mission. Il s’agit d’une véritable motivation. 

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Si la secrétaire exerce au sein d’un petit cabinet, elle pourra les aider à s’installer en salle d’attente en leur indiquant les lieux et répondre à leurs premières questions. La secrétaire médicale est habilitée à poser des questions de vérification comme : 

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• “Êtes-vous bien à jeun ?”

• “Avez-vous votre carte vitale ou carnet de santé avec vous ?” 

• “Depuis combien de temps souffrez / ne dormez-vous plus, etc… ?”

• “Avez-vous des antécédents familiaux ou êtes-vous à risque ?”

• Etc.

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Les réponses collectées sont ensuite transmises au médecin avant la consultation pour lui permettre de gagner du temps en disposant d’un contexte.

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3. Faire face à des situations difficiles

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La gestion des rendez-vous est parfois difficile à appréhender et nécessite de la diplomatie ainsi qu’une grande résistance au stress. 

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En effet, dans un contexte où les déserts médicaux se multiplient, le refus de prendre de nouveaux patients s’avère, hélas, de plus en plus fréquent. Les secrétaires médicales sont aux premières loges pour essuyer la déception, et parfois la colère, de la patientèle. 

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Une secrétaire médicale doit donc trouver le ton juste pour nouer le dialogue avec pacifisme et garder une certaine distance pour éviter d’être impactée émotionnellement. 

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4. L’optimisation de la consultation et la préparation du patient

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La secrétaire médicale peut, dans certains cas, être également amenée à mener elle-même certains actes médicaux très simples, comme la distillation de gouttes dans les yeux avant une séance ophtalmologique ou encore la pose d’électrodes sur un patient (qu’elle branchera elle-même ensuite) chez le cardiologue.

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Le métier de secrétaire médicale est un métier d’assistance, d’anticipation, permettant de soulager le médecin et d’optimiser chaque consultation. Son travail contribue à améliorer la qualité de notre système de santé, bien qu’actuellement en souffrance.

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5. Assurer la gestion des tâches administratives 

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Effectuer diverses tâches administratives telles que : 

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• La rédaction de courriers, 

• L’enregistrement des patients et la création des dossiers, 

• La correction des comptes rendus de consultation rédigés par les médecins,

• La gestion des courriels, 

• La gestion des fournitures de bureau, 

• Et la tenue à jour de la documentation,

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Sont aussi des tâches lui incombant. Si nécessaire, elle peut être impliquée dans la facturation des services médicaux et la gestion des remboursements d'assurance.

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Travailler en étroite collaboration avec les professionnels de la santé pour assurer une communication fluide et efficace au sein de l'établissement médical.

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6. Contrôler les stocks de matériel de soins de première nécessité

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La secrétaire médicale doit vérifier dans les armoires de la salle de consultation que le praticien dispose bien du matériel nécessaire pour réaliser des actes médicaux (désinfectant, compresses, pansements, solutions hydroalcooliques, masques, gants, etc.)

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Si les stocks semblent s’amenuiser, il lui faudra procéder à une commande de produits avant la rupture définitive. 

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Qui peut avoir besoin d’une Secrétaire médicale ?

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Les professionnels de santé exerçant en libérale et susceptibles de faire appel à une secrétaire médicale sont multiples ! Parmi les principaux, on distingue bien souvent : 

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1. Les médecins généralistes,

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2. Les médecins spécialistes, comme : 

• les rhumatologues, 

• les neurologues, 

• les dermatologues, 

• les kinésithérapeutes, 

• les gynécologues, 

• les cardiologues, 

• les pédiatres,

• les ophtalmologistes,

• les allergologues,

• les urologues,

• les oncologues,

• les gastro-entérologues,

• les endocrinologues,

• les psychiatres / psychologues,

• etc.

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On retrouve aussi des secrétaires médicales au sein de cliniques privées, comme mentionnant antérieurement. 

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Parmi les spécialistes concernés par une charge mentale trop importante et des délais d’attente hors norme, les chirurgiens dentistes se démarquent.

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Pourquoi faire appel à une Secrétaire médicale en tant que professionnel de santé ?

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Il est impensable d’évoluer dans un quotidien professionnel sans l’aide d’une assistance solide sur laquelle compter. Rien de tel qu’une secrétaire médicale, déjà formée, et disponible en quelques jours, à distance ou au sein du cabinet, pour assurer la prise de rendez-vous et la tenue de votre secrétariat à votre place.

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Comment envisager une seconde d’être dérangé en pleine consultation ? 

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Répondre au téléphone d’une main et consigner des symptômes de l’autre n’est pas une mince affaire et le risque de commettre une erreur d’inattention est trop grand. 

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De plus, la personne que vous étiez en train examiner risque de ne guère apprécier la plaisanterie, lui qui aura patienté des mois avant de pouvoir enfin vous consulter ! 🩺

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Ce n’est pas tout. 

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Le ballet des patients se pressant à la porte de votre cabinet s’achève enfin, mais pas votre journée de travail ! Une montagne de démarches administratives nécessite encore d’être traité, vous obligeant à rogner du temps sur votre vie de famille…

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Et si vous faisiez appel à une Secrétaire médicale du réseau d’externalisation 3h18 ?

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Ne pas comprendre pleinement les procédures médicales et administratives peut entraîner des erreurs dans la gestion des dossiers des patients, la prise de rendez-vous, ou même dans la facturation. 

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Cela peut conduire à des retards, des soucis d’organisation, ou des problèmes de confidentialité, pouvant compromettre la qualité des soins et l’image de votre cabinet. 

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Au sein du réseau 3h18, nous proposons une équipe exceptionnelle de secrétaires médicales indépendantes, à temps plein ou à temps partiel partout en France.

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L'équipe 3h18, composée de secrétaires médicales, bien loin de débuter ! 

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Toutes sont qualifiées et formées dans l’accompagnement des professionnels de santé et la gestion administrative des secteurs médical et paramédical. Nos équipes vous apporteront leur entière contribution et allégeront votre charge mentale de manière significative.   

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Les qualités d’une secrétaire médicale efficace

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Une secrétaire médicale efficace doit posséder d'excellentes compétences en communication pour interagir professionnellement avec les patients et le personnel médical. Elle doit démontrer une grande précision dans la gestion des dossiers médicaux et des rendez-vous, ainsi qu'une capacité à maintenir la confidentialité des informations. 

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La connaissance des termes médicaux et des procédures administratives dans le domaine de la santé est essentielle. Cela s’acquiert au fil du temps et des années. 

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Enfin, la flexibilité et la réactivité face aux situations d'urgence contribuent à une performance optimale en tant que secrétaire médicale. Ces soft skills peuvent toutefois être travaillées à titre individuel.

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Salaire d’une Secrétaire médicale 

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• Débutant ou moins d'un an d'expérience : entre 20 000 et 30 000 euros bruts par an.

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• 1 à 4 ans d'expérience : de 25 000 à 35 000 euros bruts par an.

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• 5 ans d'expérience ou plus : entre 30 000 et 40 000 euros bruts (ou plus) par an.

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Le saviez-vous ?

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Recourir à une secrétaire médicale indépendante revient moins cher que recruter à temps plein en CDI ou CDD. 💰

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