Elle assure la communication interne et externe de l'entreprise en répondant aux appels téléphoniques, en triant le courrier électronique, et en prenant en charge la correspondance. Elle est aussi, et surtout, le lien avec l’expert-comptable ! Elle classe les archives, scanne les pièces comptables et suit les règlements clients.
Dans certaines structures recevant du public, la secrétaire administrative est également responsable de l'accueil des visiteurs, de l'orientation des appels téléphoniques, et de la gestion générale de la réception.
Ses missions
La secrétaire administrative organise des réunions, en veillant à ce que tout se déroule de manière fluide. Elle gère souvent l'agenda de la direction ou de l'équipe qu'elle assiste. Elle est aussi chargée de :
la gestion des documents administratifs et parfois comptables,
la rédaction et la mise en forme de documents professionnels,
la facturation clients,
le suivi des impayés et la préparation des règlements,
Elle s'occupe de classer, tri, archiver, numériser les dossiers et documents de l'entreprise de manière efficace.
Pourquoi faire appel à une secrétaire administrative ?
On peut faire appel à une secrétaire administrative pour plusieurs raisons, notamment :
Gagner du temps et se concentrer sur son activité principale en déléguant à sa secrétaire les tâches administratives chronophages.
Garantir une gestion professionnelle des tâchesadministratives de son entreprise, notamment grâce aux compétences et à la formation spécifique dans le domaine administratif de sa secrétaire.
Maintenir un environnement de travail organisé au quotidien, et limiter les erreurs de saisie, les oublis, l’accumulation d’impayés, l’insatisfaction-client et une montée en puissance du stress professionnel… 🤯
Soulager les équipes de travail en place en leur apportant un soutien administratif extérieur, ponctuel ou permanent, qui gérera les appels, les courriers et messages électroniques, la prise de rendez-vous, le classement des documents et pièces comptables, etc.
Améliorer l’organisation générale de l’entreprisesur le plan administratif grâce à une secrétaire qui identifie les éventuelles frictions et process de gestion obsolètes. La secrétaire pourra vous proposer d’automatiser par exemple certaines tâches de saisie grâce à des outils de gestion dont elle à la maîtrise.
Mieux se coordonner avec le cabinet d’expert-comptable en assurant une communication efficace, en suivant les échéances, en préparant les documents comptables… Cela permet une comptabilité ordonnée et une coopération fructueuse avec le cabinet.
Qui peut avoir besoin d’une secrétaire administrative ?
Les tâches administratives sont omniprésentes dans toutes les organisations ! Toutes les entreprises, qu'il s'agisse de :
Petites startups,
PME en développement,
Grandes Entreprises,
Organisations à but non lucratif,
Associations,
Cabinets médicaux,
Institutions gouvernementales,
etc.
peuvent bénéficier des services d'une secrétaire pour assurer une gestion administrative optimale et éviter la déperdition de l’information ou pire encore, la fuite de données confidentielles ! Certaines entreprises, en raison de leur nature ou de leur secteur, peuvent être confrontées à des tâches administratives particulièrement complexes.
→ Au fait, qu’en est-il de vous ?
Avez-vous besoin de soutien administratif incluant :
la planification d'activités,
la gestion de votre boîte mail,
la facturation client et les relances d’impayés
le rapprochement bancaire hebdomadaire
ou encore la gestion de votre matériel et fournitures de bureau ?
💡 Gestion de la conformité réglementaire, coordination de projets complexes, gestion de la documentation juridique, … Quelle que soit la taille de votre entreprise, sa croissance, la complexité de vos activités ou vos besoins personnels, sachez qu’une secrétaire administrative qualifiée peut vous conférer une expertise précieuse !
Vous hésitez entre ces 3 profils de secrétaires administratives ?
Une secrétaire administrative
Une secrétaire comptable
Une secrétaire juridique
Vous avez raison de vous poser ces questions.
Mais au-delà des titres, ce qui doit vous guider, ce sont les missions concrètes que vous allez leur déléguer.
Pour avancer de manière concrète, prenez 30 minutes avec un consultant expert de 3H18 et définissez ensemble le profil idéal !
Et si vous faisiez appel à une secrétaire administrative du réseau 3h18 ?
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Fin prêts et fin prêtes à être à votre service, que ce soit à temps plein ou à temps partiel, et ce, partout en France…
En outre, elles peuvent travailler dans vos bureaux et sur vos logiciels de gestion si vous le souhaitez !
L'équipe de prestataires freelances 3h18, composée de secrétaires administratives hautement qualifiées (hommes et femmes), est prête à intégrer votre entreprise et apporter une contribution précieuse à votre organisation.
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8 qualités qui font d’une secrétaire administrative une alliée irremplaçable
Organisation : la capacité à organiser efficacement les tâches, les documents, les calendriers et les processus est essentielle pour maintenir un environnement de travail structuré, tout comme la capacité à comprendre les priorités et les gérer efficacement.
Discrétion : en traitant souvent des informations confidentielles, une secrétaire administrative doit faire preuve d'une grande discrétion et d'une éthique professionnelle.
Communication : bonne communicante, la secrétaire administrative sait se montrer claire dans ses explications, que ce soit à l’oral ou par écrit. Cette facilité d’élocution lui permet de fluidifier les échanges avec tous les acteurs, internes et externes, de l’entreprise.
Compétences informatiques : la maîtrise d’outils bureautiques et de planification des tâches, tels que Monday, Asana, Trello ou Notion, est primordiale. La connaissance des solutions comme Pennylane, Regate, Payfit ou Dext est aussi un plus pour le chef d’entreprise.
Adaptabilité et polyvalence : la capacité à s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise et à gérer plusieurs tâches simultanément est un atout.
Attention aux détails : la vigilance et la précision dans la gestion des documents, la correction des erreurs et la rédaction de rapports sont essentielles pour éviter des erreurs pouvant s’avérer coûteuses.
Réactivité : être en mesure de répondre rapidement aux demandes et aux urgences est important pour maintenir la productivité de l'entreprise et limiter les conflits en clientèle.
Gestion du temps : une excellente gestion du temps permet de hiérarchiser les tâches, de respecter les délais et de maximiser l'efficacité.
Ces qualités, combinées à des compétences professionnelles solides, font d'une secrétaire administrative une alliée irremplaçable pour votre entreprise ! Elle contribue de manière significative à augmenter votre productivité et votre efficacité.
5 logiciels qu’une secrétaire administrative doit maîtriser pour traiter l’administratif d’une PME
1. Pennylane
Pennylane facilite la comptabilité en automatisant les tâches de facturation, de suivi des dépenses, et en offrant une vue d'ensemble des finances de l'entreprise.
2. Dext
Dext simplifie la gestion des reçus et des factures en les numérisant, en extrayant les données clés, et en les organisant pour une comptabilité plus précise et efficace.
3. Regate
Regate permet un suivi précis des dépenses et des notes de frais, améliorant la gestion budgétaire et réduisant les erreurs.
4. Bobbee
Bobbee aide à gérer les ressources humaines et les congés, facilitant la coordination du personnel.
5. Ipaidthat
Ipaidthat automatise la comptabilité et la gestion des dépenses, simplifiant le processus et réduisant le temps consacré à la saisie manuelle.
Quel est le salaire d’une secrétaire administrative ?
Le salaire moyen d'une secrétaire administrative varie bien sûr en fonction de la région, de son expérience et des moyens de l'entreprise. Toutefois, le salaire brut annuel moyen pour une secrétaire administrative est généralement compris entre 30 000 et 35 000 euros bruts annuels.
Soit environ 1 400 € net mensuel pour une secrétaire débutante
À 2 300 € net mensuel pour les statuts expertes ou spécialisées, et en fin de carrière
Le saviez-vous ?
Le recours à une secrétaire indépendante revient moins cher que le recrutement d’une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰
Les diplômes requis pour devenir secrétaire administrative
Bac Pro Secrétariat
BTS Assistant de Gestion PME-PMI
BTS Assistant de Manager
DUT Gestion des Entreprises et des Administrations
Licence Professionnelle Métiers de l'Administration
Formations courtes en secrétariat
Certification professionnelle en secrétariat
Le cas de la secrétaire administrative en startup
Travailler en tant que secrétaire administrative dans une startup nécessite une agilité exceptionnelle, une polyvalence et un sens aigu de la communication. Imaginez une startup technologique en pleine croissance, spécialisée dans le développement d'applications mobiles innovantes.
Cette entreprise compte environ 20 employés et a connu une expansion rapide au cours de sa première année d'existence. La secrétaire administrative, Marie*, a été embauchée dès le début pour soutenir l'équipe dans son développement…
Le rôle de Marie, secrétaire administrative
Dans une startup, les besoins évoluent rapidement. Marie doit être agile et prête à s'adapter à un large éventail de tâches.
Elle a été choisie pour sa capacité à gérer les flux entrants de courriers, le scan des pièces comptables, la facturation clients et les relances d’impayés. Elle connaissait le nouveau logiciel de gestion de son client ce qui a facilité son intégration.
Jusque-là, du “standard de chez standard” pour une secrétaire administrative !
Mais du jour au lendemain, Marie peut être chargée de la planification d'un événement de lancement ! Ou bien devoir gérer les aspects administratifs d’un recrutement, ou l’onboarding de nouveaux salariés ou alternants.
Marie peut aussi être amenée à s’investir dans la gestion de projets spécifiques.
Ainsi au sein de la startup qui l’emploie, et lors du lancement d'une nouvelle application logicielle, elle peut être chargée de :
Coordonner l'envoi de communiqués de presse,
Planifier des réunions avec les médias,
Assurer la logistique pour les démonstrations de l'application,
Réserver des billets d'avion et des hébergements pour sa direction,
etc.
Comme dans toute entreprise, la communication au sein de startup est essentielle ! Marie est souvent chargée de trier les e-mails, de gérer les appels téléphoniques et de s'assurer que les messages importants parviennent rapidement à l'équipe de direction.
L’organisation de Marie en startup
Les horaires de travail sont souvent plus flexibles au sein d’une startup que dans une ETI ou une Grande Entreprise. Il est possible de travailler en dehors des horaires de bureau traditionnels pour répondre à des besoins urgents, par exemple, en participant à des conférences internationales via des appels en ligne, peu importe le fuseau horaire.
Bien sûr, Marie doit être informée de ces éventualités en début de contrat.
Si elle est disposée à travailler d’une manière différente, elle pourra expérimenter les nombreux avantages liés à cette flexibilité nouvelle !
Marie est un personnage fictif, inventé de toutes pièces, pour illustrer le rôle et les conditions des secrétaires administratives en startup. Mais le cas décrit est similaire aux centaines de clients nous déléguant des tâches similaires !
Nous espérons toutefois que sa sympathie vous aura convaincu et décidé à faire appel aux services d’une secrétaire pour alléger votre charge mentale ! 😉
Pourquoi choisir de sous-traiter plutôt que de recruter ?
Pour aller vite et gagner en flexibilité. Pour disposer de professionnels très qualifiés. Stables et motivés !
Vous manquez de ressources
Difficile de recruter le bon profil
Besoin de compétences plus techniques
Un départ soudain dans vos équipes
Votre budget est contraint
Vous n’avez pas besoin d’un plein temps
Vous ne souhaitez pas prendre de risque sur un CDI
Nous définissons
vos besoins