Assistante de direction

Rôle et missions d’une Assistante de direction

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Certain avaient prédit sa disparition avec l'apparition des outils digitaux… C'est loin d'etre le cas !

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Son rôle

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L'assistante de direction coordonner les activités quotidiennes et contribue à la productivité et à la réussite globale de l'entreprise. Ses missions variées exigent des compétences organisationnelles, une excellente gestion du temps et une capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec l'équipe. 

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Son rôle va au-delà de simples tâches administratives, et elle devient souvent le lien central entre la direction, les différents services (RH, commercial, administrative, comptable…) et les parties prenantes externes (actionnaires, grands clients, partenaires, banques…). Son objectif principal est de faciliter le bon fonctionnement général de l’activité des bureaux pour optimiser l'efficacité globale.

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Ses missions

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• Planifier et organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements du dirigeant en tenant compte des priorités et des contraintes de temps.

• Assurer une communication efficace en filtrant les appels, en répondant aux courriels, et en coordonnant les informations entre la direction et les différents départements.

• Créer, réviser et formater des documents professionnels tels que des rapports, des présentations et des correspondances.

• Organiser et coordonner les réunions, y compris la réservation de salles, la préparation de l'ordre du jour et la prise de notes lors des réunions.

• Organiser les déplacements professionnels du dirigeant, y compris la réservation de vols, d'hôtels et d'autres arrangements logistiques.

• Assurer la gestion et l'organisation efficaces des documents et des dossiers confidentiels, en garantissant la sécurité des informations.

• Travailler en collaboration avec d'autres membres de l'équipe pour faciliter la communication et la coordination des projets.

•  Effectuer des recherches sur des sujets spécifiques, compiler des informations pertinentes et assurer une veille stratégique selon les besoins de la direction.

• Suivre les actions découlant des réunions et des projets, en veillant à ce que les délais soient respectés et que toutes les parties prenantes soient informées.

• Aider le dirigeant à hiérarchiser les tâches, en assurant une gestion efficace du temps et des ressources.

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On pensait que le métier de l’Assistante de direction aurait disparu !

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Mais que nenni ! 

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En réalité, l'assistante de direction n'est pas seulement restée pertinente, mais elle a évolué pour répondre aux besoins changeants des entreprises. L'idée que le métier d'assistante de direction aurait disparu est souvent basée sur une compréhension limitée de son rôle, qui a su muter au fil du temps pour devenir plus stratégique et polyvalent. 

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Aujourd’hui, l'assistante de direction ne se limite plus aux tâches administratives de base. 

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Elle est une collaboratrice stratégique, et joue un vrai rôle dans la coordination des activités de la direction :

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• Les assistantes de direction intègrent désormais des compétences technologiques avancées. 

• Elles maîtrisent des outils de gestion de projet, des logiciels de communication virtuelle et des plateformes collaboratives. 

• Excellant  dans la collecte, l'analyse et la présentation d'informations pertinentes, ces assistantes sont une source fiable pour la prise de décisions.

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Pourquoi faire appel à une Assistante de direction en tant que chef d’entreprise  ?

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Les chefs d’entreprise n’ont guère de temps à perdre avec des tâches de saisie comptable ou des prises de rendez-vous avec des fournisseurs. 

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Une Assistante de direction peut prendre en charge ces tâches administratives et organisationnelles, ce qui permet au chef d'entreprise de se concentrer sur des aspects stratégiques et décisionnels. 

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Elle peut planifier des réunions ou organiser des événements. La gestion d'un agenda chargé peut aussi être complexe et chronophage. Une Assistante de direction peut prendre en charge la planification des rendez-vous, des réunions et des voyages d’affaires.

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Toutes les tâches liées à de la création, de la modification et de la gestion de documents professionnels, tels que des rapports, des présentations et des correspondances, peuvent aussi lui être déléguées pour vous épargner la peine de courir après le temps !

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Vous hésitez entre ces 3 profils d’assistants freelance ? 

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• Assistante de direction

• Assistante administrative

• Office manager 

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Il n’est pas toujours facile de savoir quel profil sera le plus à même de vous faire gagner du temps.

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💡 Choisissez une Assistante de Direction : Si la priorité est d'apporter un soutien direct à la direction exécutive et de gérer des tâches stratégiques.

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💡 Choisissez une Assistante Administrative : Si vous avez besoin d'une assistance polyvalente pour des tâches administratives courantes et non pour la direction stratégique.

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💡 Choisissez une Office Manager : Si vous cherchez quelqu'un pour gérer l'ensemble de l'environnement de travail, y compris la logistique du bureau, les installations, et éventuellement les événements internes.

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Au-delà des profils disponibles, intéressez-vous d’abord aux missions que vous avez besoin de déléguer. 

Pour avancer de manière concrète, prenez 30 minutes avec un consultant expert de 3H18 et définissez ensemble le profil idéal !

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Et si vous faisiez appel à une Assistante de direction du réseau 3h18 ?

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À la recherche d'une Assistante de direction exceptionnelle pour optimiser votre agence ? Ne cherchez pas plus loin ! 😊

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Dans le cadre de notre réseau d'externalisation, nous mettons à votre disposition une équipe d’assistants indépendants talentueux ! Que ce soit à temps plein ou à temps partiel, nos professionnels se tiennent prêts à intervenir partout en France.

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La force de notre équipe de prestataires freelances 3h18 réside dans la spécialisation de ses membres. Nos secrétaires et assistants sont des experts dans la gestion administrative, les ressources humaines et la comptabilité…

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Les benefices de passer par un réseau comme 3H18 plutot que de contracter directement avec une Assistante de direction indépendante ?

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Très simple.

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1. La sécurité de signer avec une entreprise établie qui pourra vous proposer un remplacement de votre Assistante de direction en cas d’absence ou de maladie
2. la garantie de disposer de profils validés par nos equipes recrutement et donc de gagner un temps considérable.
3. La flexibilité de moduler à la hausse ou à la baisse selon vos cycles d’activité et la saisonnalité de votre business. 
4. la perspective rassurante de disposer d’un intervenant stable que vous n’aurez pas à remplacer puis reformer dans quelques mois.

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Découvrez comment nous pouvons répondre à vos besoins spécifiques en demandant votre diagnostic personnalisé gratuit dès aujourd'hui !

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Un Directeur expatrié peut il aussi disposer d’une Assistante de direction ?

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Un directeur expatrié peut bénéficier des services d'une assistante de direction, même en étant éloigné du siège social. Dans le cadre d'une collaboration à distance, les tâches de l'assistante de direction peuvent être adaptées pour répondre aux besoins spécifiques du directeur expatrié. 

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L’Assistante de direction organisera des réunions virtuelles et les déplacements du directeur en tenant compte des différences de fuseaux horaires.

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Elle pourra utiliser des outils permettant la signature électronique pour faciliter et accélérer l’envoi des documents et la signature de contrats et devis. 

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En cas d'expatriation du directeur dans un pays étranger, l'assistante de Direction peut également aider à faciliter l'intégration en fournissant des informations sur la vie locale et en aidant à la gestion des formalités administratives et douanières…

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Des tâches qu’elles assurent avec brio et qui sont très proches du domaine de l’office management ! 

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Qualités de l’Assistante de direction 

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• Organisation

• Polyvalence

• Communication

• Réactivité

• Discrétion

• Proactivité

• Adaptabilité

• Autonomie

• Empathie

• Efficacité

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Comment gerer la confidentialité quand on est Assistante de direction ?

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Voici quelques bonnes pratiques pour assurer la discrétion et la confidentialité si vous êtes Assistante de direction !

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1. Tout d’abord, ayez connaissance des informations sensibles et confidentielles auxquelles vous avez accès pour mieux évaluer les risques et prendre des mesures appropriées.

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2. Ensuite, limitez l'accès aux informations confidentielles uniquement aux personnes autorisées ! Utilisez des mots de passe forts et sécurisés pour les documents électroniques, et verrouillez physiquement les documents dans des armoires ou des tiroirs verrouillés.

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3. Question de bon sens, mais il est facile de se croire seule avec un collègue à la machine à café. Les murs ont des oreilles… Évitez de discuter d'informations sensibles dans des endroits publics ou ouverts. Utilisez des salles de réunion fermées lorsque des discussions à huit clos sont nécessaires.

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4. Vous devez aussi veiller à la destruction sécurisée des documents sensibles. Utilisez pour cela un destructeur de documents papiers et supprimez de manière sécurisée les fichiers électroniques inutiles sur votre ordinateur régulièrement. 

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5. Lorsque cela est nécessaire, obtenez des signatures de clauses de confidentialité de la part des salariés ayant accès à des informations sensibles.

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Il n’est pas impossible qu’en dépit de l’application de toutes ces bonnes pratiques, une fuite d’information confidentielle se produise un jour au sein de l’entreprise. 

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Vous devez donc apprendre comment réagir en cas de violation potentielle de la confidentialité de vos clients ou d’un collaborateur. Une politique de confidentialité préalablement établie est censée vous renseigner sur l’attitude à adopter. Si ce support n’existe pas, informer-en la direction pour proposer sa mise en place immédiate.

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Quel est le salaire d’une Assistante de direction ?

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En général, en France : 

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• le salaire net moyen d'une Assistante de direction débutante peut tourner autour de 1 800 à 2 500 euros par mois, 

• tandis qu'une Assistante de direction expérimentée peut percevoir un salaire net moyen de 2 500 à 4 000 euros par mois, voire plus dans certains cas.

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Le saviez-vous ?

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Recourir à une Assistante de direction indépendante revient moins cher que recruter une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰

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Les diplômes requis pour devenir Assistante de direction

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• BTS Assistant de Manager

• BTS Assistant de Gestion PME-PMI

• Licence Professionnelle Management des PME-PMI

• DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) - Option Gestion Administrative et Commerciale (GAC)

• DUT Carrières Juridiques