Comment mettre en place un suivi de trésorerie

Calcul du seuil de rentabilité et du besoin en fonds de roulement (BFR), lecture des écritures comptables, analyse du résultat d’exploitation, négociations avec les créanciers, conception d’un plan de trésorerie… Autant de missions qui ne s’improvisent pas et qui sont particulièrement chronophages. Optimisez vos prises de décisions et gagnez du temps en faisant appel quelques heures par semaine à un assistant de gestion administrative et financière 3H18 !

Une mauvaise gestion de la trésorerie constitue l’un des principaux dangers encourus par les entreprises. Nombre d’entre elles périclitent en effet par défaut de rigueur sur ce point. Le suivi régulier de trésorerie est donc plus que recommandé. La santé financière de votre entreprise en dépend.

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Et si vous faisiez appel à un assistant de gestion  pour préparer vos tableaux de bord et vous épauler dans votre gestion quotidienne de la trésorerie ?

Pourquoi mettre en place un suivi de trésorerie

Être chef d’entreprise, cela ne signifie pas forcément que l’on est un as de la finance. Alors commençons par un petit rappel. Le suivi de trésorerie ne se limite pas à consulter le solde du compte courant de l’entreprise. C’est une erreur fréquemment commise par les entrepreneurs et cela peut avoir des conséquences désastreuses.

En effet, il arrive qu’une TPE/PME se retrouve au bord de la cessation de paiement à cause d’une mauvaise gestion de trésorerie, malgré une bonne rentabilité. Il faut donc étudier quotidiennement les flux financiers entrants et sortants, sans oublier d’intégrer dans son analyse les flux prévisionnels à court et moyen terme. La gestion de trésorerie requiert donc le sens de l’analyse et de l’anticipation.

Bénéfices d’un suivi de trésorerie

Le fait de maintenir sa trésorerie à flot est, en soi, un avantage. Il permet de répondre à certaines questions récurrentes dans l’esprit de tout chef d’entreprise quant aux fluctuations financières à prévoir, à la gestion des retards de paiement, ou encore à sa capacité à investir. La trésorerie doit faire l’objet d’une attention de tous les instants pour obtenir de bonnes retombées financières et éviter les mauvaises surprises inopinées.

Les avantages d’un bon suivi de trésorerie sont également d’ordre stratégique. En effet, en rationalisant vos entrées et vos sorties d’argent, vous parviendrez à appréhender les périodes creuses à surveiller et les périodes plus fastes, et ainsi à maîtriser davantage les inévitables fluctuations de votre activité commerciale. Toute action correctrice sera d’autant plus rapide. La performance de votre entreprise est ici en jeu.

Enfin, cela vous permet d’avoir en permanence une parfaite vue d’ensemble de toutes les variables financières à prendre en compte : échéance des emprunts, déclaration URSSAF, suivi des dettes clients, part de la TVA, retour sur investissement, etc. Vous avez alors un aperçu du volume de ventes prévisionnel, des périodes proches du défaut de paiement, des postes susceptibles de vous faire réaliser des économies.

Les étapes de votre suivi de trésorerie

Pour réaliser votre tableau de trésorerie, vous devrez d’abord effectuer l’inventaire des encaissements et des décaissements. Les premiers représentent le flux de trésorerie entrant (levées de fonds, emprunts bancaires, subventions de l’État, règlements des clients), les seconds le flux de trésorerie sortant (salaires, charges et loyers, impôts, achats divers, frais de fonctionnement ou de déplacement).

Ensuite, reportez l’intégralité de ces données dans les cases prévues au préalable à cet effet, et déduisez-en le solde en temps réel. Ceci vous garantira l’anticipation des coûts à venir, l’obtention de financements appropriés, la prise de décisions adéquates.

Catégories d’encaissements et de décaissements

Nous l’avons vu, les encaissements et les décaissements sont la matière première de votre suivi de trésorerie. Afin de bien les identifier, il vous faut être rigoureux et exhaustif dans l’inventaire des postes, des entrées et des sorties de cash.
Les encaissements se concentrent généralement sur la facturation des clients, sur les crédits contractés auprès de la banque, ainsi que sur les différents apports annexes (investisseurs).

Les décaissements, quant à eux, proviennent des achats auprès de fournisseurs, du paiement des prestataires, des frais relatifs aux locaux de fonctionnement, des crédits éventuels, de l’entretien du matériel informatique, des taxes, des impôts et des salaires.

Prévisions à échéances régulières

Une fois que les différents postes de décaissements et d’encaissements ont été renseignés dans votre tableau de suivi de trésorerie, vous pourrez commencer à faire des prévisions, c’est-à-dire des évaluations à échéances régulières, par exemple à 1 mois, puis à 3 mois, puis à 6 mois.

Vous devez impérativement vous astreindre à renseigner chaque poste d’encaissement, quitte à indiquer dans les cases les plus incertaines des sommes prévisionnelles, prenant en compte les aléas et la mévente éventuelle de certains produits.

Les décaissements sont d’ordinaire plus aisés à indiquer, et souvent fixes (c’est le cas des charges récurrentes). Mais il vous faut également prévoir l’impact que peut avoir l’évolution de votre activité sur les sorties de cash. Ainsi aurez-vous identifié au mieux votre flux de trésorerie.

Indiquer l’ensemble des encaissements et des décaissements effectifs

Après avoir établi vos prévisions, vous devrez encore les adapter à la réalité de votre activité, à vos résultats commerciaux. Vous pouvez procéder comme suit.

Dans un premier temps, pensez à indiquer et à mettre en évidence toutes les factures déjà payées. Pensez aussi à mentionner à chaque fois la date à laquelle chaque facture est acquittée.

Ensuite, indiquez le montant des factures émises mais qui ne sont pas encore acquittées. N’oubliez pas de mentionner une date de règlement prévisionnelle.

Qu’est-ce que la trésorerie nette

Appelée cash flow par les Anglo-saxons, la trésorerie nette est l’ensemble des liquidités dont l’entreprise peut disposer à un instant T. Pour la calculer, il faut prendre en compte les différents flux financiers et réaliser ce que l’on appelle une situation de trésorerie à partir des documents comptables.

Avoir une trésorerie nette positive signifie que l’on dispose des ressources nécessaires pour financer l’activité quotidienne de l’entreprise (production, achats, frais divers…) et pour faire face aux échéances ponctuelles (salaires, impôt sur les sociétés, charges sociales, TVA). Mettre en place un prévisionnel de trésorerie mois par mois fait partie des bonnes pratiques de gestion d’entreprise.

Pourquoi réaliser un tableau de trésorerie

Le tableau de trésorerie est un outil de gestion indispensable au créateur d’entreprise puisqu’il permet de définir si l’on a un excédent de trésorerie ou au contraire un déficit de trésorerie. Pour construire son budget de trésorerie, il faut commencer par bien identifier les flux de trésorerie. Ce terme fait référence aux sommes d’argent qui transitent par les comptes de l’entreprise. Grâce au budget de trésorerie, on va pouvoir évaluer la santé financière de l’entreprise et mettre en place des actions correctrices si cela s’avère nécessaire.

Le plan (ou tableau) de trésorerie permet la visualisation complète et rapide des flux de trésorerie. Ceux-ci engendrent un solde net, c’est-à-dire le montant d’argent dont l’entreprise dispose en début de mois. Ce solde s’obtient en établissant la somme des recettes à laquelle il faut soustraire le total des dépenses.

Un tel tableau est l’outil idéal pour pouvoir anticiper vos actions et vous prémunir contre le risque de découvert. Un solde positif vous permettra plus d’investissement, tandis qu’un solde négatif vous contraindra à partir en quête de financement, ou à opérer le recouvrement des dettes, car elles aussi doivent faire partie de votre stratégie.

Cinq conseils pour avoir une trésorerie positive

Vous vous demandez comment améliorer la trésorerie de votre entreprise ? Voici cinq actions concrètes pour optimiser votre gestion financière et pérenniser votre activité :

  • Suivez de près les factures clients et maîtrisez le risque client.
  • Négociez vos délais de paiement avec vos fournisseurs.
  • Analysez vos dépenses afin de réduire vos charges externes.
  • Améliorez la gestion des commandes et la gestion des stocks pour diminuer vos dettes fournisseurs.
  • Le support papier n’est pas adapté au suivi de trésorerie. Seul l’outil digital vous permettra d’être réactif, vous avez besoin d’un tableau de trésorerie simple et accessible pour prendre les bonnes décisions au bon moment.

Les outils du suivi de trésorerie

L’efficacité de votre suivi de trésorerie dépendra grandement du choix de vos outils et de l’usage que vous en ferez. Un logiciel de gestion de trésorerie est un programme informatique apte à vous aider dans cette tâche. Il faut d’emblée le différencier d’un logiciel de comptabilité qui, lui, est d’utilisation plus complexe et se destine plutôt à des experts. Voyons à présent quel type de logiciel vous sera le plus profitable.

Le premier outil numérique à mentionner est incontournable, il s’agit d’Excel. Une version allégée de ce logiciel est gratuite si vous possédez Windows 8 ou 10. Ce n’est pas le tableur le plus simple d’utilisation, mais il permet de collecter toutes vos données : relevés bancaires, factures d’achats, dettes fournisseurs, budget de trésorerie. Il est à noter que la saisie manuelle que ce logiciel impose favorise parfois les fautes de frappe, les erreurs de saisie et, in fine, peut être contre-productive.

Il existe également des portails bancaires, permettant une relative automatisation de vos paramètres de trésorerie. Cependant, il s’agit d’une gestion qui ne permet pas de bonnes prévisions. De plus, il est important d’avoir la main au maximum sur le logiciel, c’est-à-dire d’être le plus autonome possible en évitant par exemple de pâtir de frais de maintenance.

Enfin, il existe aussi des logiciels dédiés à la trésorerie, le plus souvent en ligne, accessibles et polyvalents. Ainsi serez-vous à même d’automatiser vos prévisions, de contrôler votre flux de trésorerie, de visualiser celui-ci au jour le jour, sous forme de graphiques intuitifs. Vous pourrez même partager l’accès de votre logiciel de trésorerie avec vos collaborateurs afin de leur permettre, moyennant d’éventuelles restrictions, de suivre tout comme vous l’évolution financière de l’entreprise. Ils pourront ainsi devenir force de proposition.

Et n’oubliez pas vos relances de factures impayées.