Réaliser un diagnostique et mettre en place un plan d’action recouvrement créances clients

Le tableau de bord pilotage de l'entreprise

CENTRE DE FORMATION EN ILE DE FRANCE

Problématique

  • Mettre en place un diagnostique sur les causes d’un retard chronique de facturation
  • Établir un plan d’action et une intervention opérationnelle de recouvrement
  • Mise en place d’outils de pilotage du recouvrement

L’entreprise accompagnée par Gervaise Pinson, directeur financier en temps partagé et 3h18 est un centre de formation en Île de France spécialisé dans l’excellence opérationnelle.

Contexte

Une société de formations vit depuis plusieurs années une croissance soutenue, mais souffre d’un retard important de ses encaissements clients (20% de son Chiffre d’Affaires). La Direction Générale souhaite être accompagnée à la fois pour établir un diagnostic de la situation puis proposer et suivre un plan d’actions intégrant l’optimisation du système d’informations.

Résultats

Le principal bénéfice de la solution 3h18 réside dans la double expertise exploitée tout au long de la mission : une DAF externalisée qui apporte structuration et conseil opérationnel ET l’exécution précise des méthodes et procédures préconisées – à savoir relances clients au sein même de l’équipe du client sur deux ½ journées par semaine :

. Mise en œuvre immédiate des recommandations posées par la DAF externalisée

. Sourcing et test d’outils de recouvrement menés avec l’office Manager administratif

. Plusieurs centaines de K€ recouverts après quelques semaines d’intervention

. Un tarif adapté à chaque besoin pour le client :

1. Du conseil expert à 1.000 €HT/ j pour quelques jours et pour une mission limitée dans le temps

2. De l’assistance opérationnelle à 150 €HT la ½ journée, quelques demi journées par semaine de façon récurrente.

Méthodologie

La direction générale a accepté l’idée d’être à la fois accompagnée par une DAF à temps partagé qui permet d’apporter son expertise en diagnostique, mise en place de process et d’ outils de recouvrement mais aussi de s’entourer d’un Office Manager Administratif spécialisé en facturation recouvrement.

  • Diagnostique et cadrage avec les équipes de la société

    Comprendre clairement les objectifs du client

  • Collaboration avec les équipes comptables et ADV

    Le DAF et l’Office Manager travaillent main dans la main avec les équipes sur place

  • Prise en main rapidement des logiciels métiers du client

    Nécessaires pour comprendre les process et en proposer de nouveaux

  • Double expertise exploitée tout au long de la mission

    Une DAF externalisée qui apporte structuration et conseil opérationnel ET l’exécution précise des méthodes et procédures préconisées par l’Office Manager.

  • Procédures co-construites avec le client

    Proposées pour optimiser la gestion du poste clients

Contexte

Une société de formations vit depuis plusieurs années une croissance soutenue, mais souffre d’un retard important de ses encaissements clients (20% de son Chiffre d’Affaires). La Direction Générale souhaite être accompagnée à la fois pour établir un diagnostic de la situation puis proposer et suivre un plan d’actions intégrant l’optimisation du système d’informations.

Méthodologie

La méthodologie mise en place par l’assistante 3H18, Christelle Petit, adresse l’ensemble des points critiques de la PME :

  • Prise en charge du flux de factures fournisseurs

    Son, graphisme, voix, relations presse…

  • Préparation des éléments variables de la paie

    congés, primes, RTTs… et envoi des infos au cabinet d’expert-comptable

  • Suivi du courtier en mutuel et assurance

  • Mise en place d’un cahier des risques professionnels

    afin d’être aux normes de sécurité, comme par exemple le temps passé devant les écrans ou la posture à adopter

  • Correction du taux de cotisations

    des cadres avec le cabinet en charge de la paie, plusieurs centaines d’euros récupérées pour chacun d’eux

  • Relation avec l’actionnaire et mise en forme de tableau de bord

Résultats

Le principal bénéfice de la solution 3h18 réside dans la double expertise exploitée tout au long de la mission : une DAF externalisée qui apporte structuration et conseil opérationnel ET l’exécution précise des méthodes et procédures préconisées – à savoir relances clients au sein même de l’équipe du client sur deux ½ journées par semaine :

. Mise en œuvre immédiate des recommandations posé par la DAF externalisée

. Sourcing et test d’outils de recouvrement menés avec l’office Manager administratif

. Un tarif adapté à chaque besoin:

1. Du conseil expert de 1000 €HT/ j pour quelques jours et pour une mission limitée dans le temps

2. De l’assistance opérationnelle à 150 €HT la ½ journée, quelques demi journées par semaine de façon récurrente.

Françoise
Office Manager 3h18

« J’ai particulièrement apprécié la collaboration avec Gervaise qui a su porter un œil de professionnelle sur la situation. Son diagnostic et les outils préconisés m’ont aidé dans la mission de recouvrement et de mise en place de procédures visant à faire rentrer rapidement le cash dans l’entreprise.»

Gervaise
Experte Conseil 3h18

« Dans une société qui vit une croissance soutenue, il n’est pas rare de rencontrer des problèmes d’encaissement de l’ordre de 20% du chiffre d’affaire. La complémentarité entre un profil expert de direction financière à temps partagé et une Office Manager expérimentée en charge du recouvrement a permis d’offrir au client à la fois un diagnostique mais aussi la mise en oeuvre sur plusieurs mois des mes recommandations.»
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Le réseau 3H18 permet de répondre à un besoin urgent, nécessitant des compétences, et ce sans délais.

L’analyse de la situation et l’audit de cadrage permet de s’assurer que le dimensionnement des compétences et des moyens alloués sera efficace. Ensuite, nos équipes font le travail de facturation et de recouvrement, de quelques heures par mois à quelques jours par semaine quand le retard à rattraper est conséquent.

La collaboration en binôme avec un DAF à temps partagé permet d’optimiser le budget du client et de mettre instantanément les conseils et outils préconisés à exécution.

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Marc Le Vernoy
Fondateur de 3H18

A propos de 3H18

3H18 fait gagner du temps aux chefs d’entreprise en leur offrant des services de gestion administrative « à la carte », sans engagement ni recrutement. Des dizaines de PME, d’artisans, de professions libérales font confiance aux assistants pros 3H18.

Opérationnels dès la première heure et spécialistes des travaux administratifs (pré-comptabilité, émission de devis et factures, recouvrement client, formalités diverses…) ils vous libèrent des tâches improductives, pour quelques heures par semaine ou plus.

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