Assistant paie

Rôle et missions de l’assistant paie

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Son rôle

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Aussi appelé Gestionnaire Paie, l'Assistant Paie veille à ce que les salaires des employés soient correctement calculés et gère les déclarations fiscales et sociales. 

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À l’instar du service RH, il peut, au sein des petites entreprises ne disposant pas des moyens nécessaires pour recruter des gestionnaires RH permanents ❌, garantir le respect de la législation du travail et maintenir des registres précis et à jour. Il apparaît surtout comme étant un interlocuteur de confiance unique pour les salariés au sein des petites structures ! 

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Il est capable d’apporter des réponses dans la journée pour éviter l’apparition d’un climat de tension et de suspicion.

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Ses missions

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Ses missions incluent :

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• Calculer les salaires et les charges sociales des employés.

• Gérer les acomptes, les primes et les indemnités.

• Assurer le respect des obligations légales en matière de paie.

• Répondre aux questions des employés concernant leur rémunération ou les problématiques sociales courantes.

• Mettre à jour les dossiers des employés.

• Collaborer avec d'autres départements tels que les RH et la comptabilité.

• Suivre et appliquer les changements dans la législation fiscale et sociale.

• Fournir un support aux audits internes et externes.

• Contribuer à l'amélioration continue des processus de paie.

• Élaborer les bulletins de paie et déclarations sociales.

• Mettre sous pli les bulletins de paie et informations diverses relatives à la paie et assurer leur diffusion aux salariés de l’entreprise (par voie postale ou de manière électronique) aux équipes en poste.

• Établir les documents sociaux relatifs à l’embauche et à la mise en place de contrat de travail (DPAE, avenants, etc…).

• Effectuer les déclarations mensuelles et trimestrielles (DADS-U, taxe d’apprentissage, …).

• Aider au déploiement d'un SIRH tel que Payfit, Luca ou Silae. 

• Mettre en place un portail salarié pour transmettre plus vite l'information (et se réserver les questions plus techniques…).

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Pourquoi faire appel à un assistant paie ?

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Un Assistant paie est essentiel pour garantir la précision et la conformité des processus de paie au sein de votre entreprise. Faire appel à un professionnel de la paie vous permet de :

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• Économiser du temps et des ressources en externalisant la gestion de la paie.

• Réduire les risques d'erreurs fiscales et sociales.

• Assurer la conformité avec la législation du travail en constante évolution.

• Fournir un soutien aux employés pour toutes les questions liées à la paie.

• Garantir des registres de paie précis et à jour.

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Pourquoi faire appel à un assistant paie plutôt qu'à un cabinet de paie externalisé ? 

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C’est une question qui revient souvent sur le tapis.  

Faire le choix d’un assistant paie plutôt qu’un cabinet de paie externalisé présente bien des avantages : 

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• Davantage de proximité

• Un service sur mesure

• Une grande réactivité aux demandes des salariés

• Un interlocuteur embarqué dans la vie de l'entreprise

• La capacité à déployer et utiliser un SIRH spécifique (non dépendant du logiciel du cabinet de paie).

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Qui peut avoir besoin d’un assistant paie ?

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De nombreuses entreprises peuvent avoir besoin d’un assistant paie ! Par exemple : 

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• Une PME cherchant à externaliser la gestion de sa paie pour gagner en efficacité.

• Une grande entreprise souhaitant s'assurer de la conformité de sa paie avec la législation.

• Une organisation du secteur public ayant besoin de déléguer la gestion des déclarations sociales.

• Une entreprise de services devant s'adapter à des besoins de paie fluctuants.

• Une association à but non lucratif cherchant à confier les rémunérations de ses salariés adhérents pour mieux se concentrer sur la cause de son existence.

• Une entreprise du secteur médical ou de la santé avec un personnel varié nécessitant une gestion de paie bien spécifique.

• Une entreprise technologique en pleine croissance ayant besoin de s'assurer que sa paie suit l'évolution de son personnel dynamique.

• Un professionnel libéral, tel qu'un avocat, un huissier ou un notaire, qui souhaite gagner du temps en ne se souciant plus de la gestion des contrats de ses alternants. 

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5 raisons valables de basculer sur un gestionnaire paie en interne !

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Voici pourquoi envisager l'intégration d'un gestionnaire paie en interne :

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1. Pour bénéficier de réponses rapides et précises aux questions des salariés sur les bulletins de paie 
2. Pour répondre au besoin de mettre à jour régulièrement des contrats de travail en raison de changements organisationnels
3. Pour capturer les éléments variables plus rapidement et plus efficacement 
4. Pour apporter des réponses aux questions sur la convention collective, les avantages sociaux, etc. (les gestionnaires de paie internes sont familiarisés avec les spécificités de votre entreprise)
5. Pour organiser le déploiement de projets RH en profitant d’une forte proximité physique (indispensable dans le lancement de tels projets).

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Et si vous faisiez appel à un assistant paie du réseau 3h18 ?

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Pourquoi chercher plus loin ?! 

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8 qualités essentielles de l’assistant paie

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Le métier d’assistant paie exige quelques qualités indispensables : 

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1. Le sens de l’organisation : pas question de perdre du temps en perdant les fiches de paie des salariés ! 
2. Une grande rigueur dans l’exécution des tâches administratives et comptables : la moindre erreur de saisie peut entraîner des problèmes dans le suivi des comptes
3. Le respect des délais imposés : le versement tardif des salaires est souvent source de conflit interne…
4. La maîtrise de logiciels de paie : impossible d’y déroger ; la maîtrise d’outils de précomptabilité comme Pennylane, IpaidThat, Quickbooks ou Pendesk est obligatoire.
5. Des compétences en comptabilité : la base de tout bon assistant paie respectable !
6. Une bonne connaissance de la législation fiscale et sociale pour éviter des litiges et rappels de l’administration. 
7. Le sens de la discrétion : l’assistant paie doit respecter les données confidentielles des salariés qu’il côtoie à longueur de journée.
8. Excellente communication verbale et rédactionnelle : la transmission d’informations spécifiques et les réponses aux questions doivent être claires et précises pour limiter les contestations et le mécontentement des équipes : il en va même de la fidélité des salariés.

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Quel est le salaire d’un assistant paie ?

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Salaire d’un assistant paie salarié (pouvant varier entre le public et le privé) 

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Le salaire brut mensuel d'un assistant paie salarié varie en fonction de son expérience et d'autres avantages qu’il perçoit. En général, pour un assistant paie salarié débutant, il sera compris entre 1 800 à 2 500 euros brut par mois.

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Salaire d’un assistant paie 3h18

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Les diplômes requis pour devenir assistant paie

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Pour accéder à la fonction d'Assistant paie, un diplôme de niveau Bac +2 est généralement requis. Des formations spécifiques en comptabilité et gestion de la paie sont également recommandées pour exceller dans ce domaine.

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